El reporting de ventas mide y monitorea el rendimiento de las acciones comerciales llevadas a cabo por el departamento de ventas. Este informe es indispensable para cualquier director comercial ya que ayuda en la planificación de las estrategias comerciales, en la previsión de los futuros resultados y por último, ayuda a corregir o mantener constantes los ciclos de ventas.

El reporting de ventas con Marta Segarra

Para este artículo hemos querido realizar una pequeña entrevista a Marta Segarra, Sales Operations Manager en ForceManager, acerca de la importancia que tiene el reporting de ventas en todos los aspectos de una empresa. Y es que como dice ella, la eficacia, calidad y usabilidad del reporte de ventas ayudará a que los equipos comerciales estén cohesionados, motivados y sean más productivos.

Pero antes de dar paso a este Q&A, conozcamos un poco más a Marta.

El reporting de ventas con Marta Segarra imagen perfil

Marta es graduada en Ingeniería en Tecnologías Industriales por la ETSEIB-UPC y Máster en Ingeniería Industrial, con especialidad en Organización y Gestión Industrial por la Universidad Politécnica de Cataluña, desde los inicios de su carrera tenía claro que las asignaturas que más disfrutaba eran las relacionadas con el mundo empresarial y las personas. Su experiencia como comercial “de calle” en Grupo Planeta y como formadora y consultora comercial en Barna Consulting Group la ha llevado a conocer de primera mano el área comercial de muchas compañías.

Marta, ¿cómo describirías tu posición de Sales Operations Manager dentro de ForceManager?

Sales Operations Manager es una posición que conozco del mundo de las startups, pero a día de hoy muchas compañías consolidadas también la están incorporando. La función es dar soporte al director comercial, encargándose de los procesos de formación del equipo comercial, el seguimiento de kpis, los procesos comerciales…podría decir que es como el ‘impulsor’ para que los comerciales puedan vender mejor, más rápido y más eficientemente.

Dentro de ForceManager me encargo de los procesos del equipo comercial; de qué manera podemos hacer el seguimiento a la red, qué documentación pueden necesitar para estar con clientes y, entre otras funciones, soy el link entre los departamentos de ventas y marketing.

Desde mi experiencia, podría decirte que en muchas empresas estos dos departamentos no están del todo alineados. Creo que es fundamental que vayan de la mano, por ejemplo, marketing es quien prepara las presentaciones comerciales, y es el comercial quien las utiliza en su trabajo. Tener una persona que está dando soporte a esta unión es y debe ser vital para mantener a ambos equipos cohesionados.

Por lo tanto, tu función es estar en todo en la medida de lo posible ¿no crees?

Exactamente. Digamos que soy un facilitador para que el director comercial haga esa función de management con el equipo. A fin de cuentas, el día a día de un director comercial es muy complejo y necesita un apoyo fuerte que pueda estar por y para los comerciales, facilitando cada uno de los procesos en los que están inmersos.

¿Qué importancia tiene el reporting de ventas en tu trabajo?

El reporting de ventas es fundamental para el director comercial, ya que es el proceso mediante el cual puede hacer seguimiento de las ventas, conocer el estado de su equipo, tener un forecast preciso…etc. Pero creo que el reporte es incluso más importante para el propio comercial. Porque le permite tener un histórico:

Por ejemplo, si el comercial empieza a reportar todas las actividades que tiene con el cliente desde ForceManager, cuyo sistema te permite hacerlo en tiempo real y de forma completamente intuitiva, cuando llega el momento de preparar la siguiente visita tiene toda la información comercial necesaria al alcance.

He trabajado con comerciales que suelen decir “No si yo me acuerdo de todo y no reporto”, sí, todos podemos tener mucha memoria y quizá puedes acordarte de muchas cosas, pero si tienes una cartera de clientes considerable estoy 100% segura de que vas a perder mucha información por el camino…

Desde el punto de vista del comercial gracias a este tipo de herramientas tienes claro en qué punto estás con cada cliente durante el proceso de venta, además de tener todo lo necesario para poder prepararte previamente cada una de las visitas, cuya cosa es vital para el éxito de la misma.

Desde el punto de vista del director comercial, una de las ventajas más obvias es poder conocer dónde está tu equipo. Gracias a esta total visibilidad, puedes dar soporte para que el funnel vaya más rápido, cerrar más cuentas, ver dónde se puede mejorar, saber dónde están los puntos fuertes para potenciarlos…y es que si el director no tiene dicha visibilidad, no puede ayudar en nada.

Otro tema que me gustaría destacar es la pérdida de datos. Si trabajas en una empresa que hay mucha rotación de comerciales, tener el reporting de ventas es absolutamente indispensable. Si no lo tienes, cada vez que un comercial se va,  pierdes toda la información del cliente. En cambio, si todo esto lo tienes reportado en una plataforma y, al asignar dicha cuenta a otro, este puede ver todo el histórico sin problemas.

¿Podrías describirme tu modelo actual de seguimiento del equipo de ventas y su efectividad?

Como trabajamos con ForceManager, todo el contacto que tienen los comerciales con el cliente lo dejan reportado; las llamadas, los e-mails, las visitas y como además hacen el reporting por voz, para ellos es muy fácil y muy cómodo.

Entonces por un lado tenemos todo reportado y por otro lado, realizamos meetings semanales con todos los comerciales y SDRs (presencial y online para los que trabajan desde oficinas internacionales), en donde ellos nos cuentan cómo avanza su funnel. Se habla sobre qué nuevas oportunidades se han generado esa semana, cuántas primeras visitas han tenido y si parece que van a prosperar… Y, una vez hecho este primer punto, se repasa todo el estado del pipeline de cada comercial. De esta manera, el director comercial y Sales Operations, así como todos los comerciales, logran tener una visión global del estado del funnel y el forecast además de prever cómo van a ser los próximos meses y dónde hay que poner más foco.

Nuestros comerciales tienen 5 estados diferentes en función de la probabilidad de cierre que tiene una oportunidad y de lo avanzada que está en la decisión, y se repasan los movimientos que ha habido.

Además, con ForceManager tenemos reports a medida para cada comercial, que nos permiten agilizar estas reuniones al centrarnos en lo más importante:

  • ARPA (Average Revenue per Account)
  • Todas las oportunidades del funnel y en qué momento están
  • Forecast del cuatrimestre
  • KPIs de actividad
  • Todas las cuentas listadas: las que no han tenido actividad en los últimos 15 días hacia arriba y ordenadas por días en los que no se ha tenido actividad, además de las oportunidades on hold.

Entonces, ¿cómo haces para conseguir que el equipo tenga un alto rendimiento?

Seguimiento por un lado y luego formación tanto global como personalizada. Los equipos comerciales deben estar en continua formación y aprendizaje. Han de estar al corriente de las nuevas técnicas de venta,  funcionalidades del producto o servicio, cómo vender los nuevos productos, compartir experiencias de ventas exitosas, praxis de los comerciales…Todo aquello que pueda aportar un valor añadido a cada uno de los integrantes de un equipo de ventas.

Bajo mi punto de vista estas reuniones en las que se comparten experiencias son fundamentales para generar equipo y estar cohesionados. Ya que ellos no compiten entre ellos, cada vendedor compite con sus objetivos y no los del resto.

Dentro de las formaciones intentamos poner de manifiesto la importancia de la empatía a la hora de crear relaciones duraderas con los clientes potenciales. En otras palabras, aprender a entender a cada cliente. Solo al saber qué necesitan entiendes cómo le ayuda lo que le ofreces. Es vital escuchar al cliente; mirarle a los ojos, ver si nos entienden, si comparten lo que les estamos diciendo, si estamos hablando demasiado, si estás dando importancia a algo que a él no le preocupa…Si cada comercial lo consigue, entonces consigue crear vínculos reales con los clientes.

Por último y no por ello menos importante, hacemos coaching on the job. Es una herramienta de coaching, mediante la cual el director comercial acompaña al comercial en una o más visitas para entender su forma de vender de primera mano y poder reforzar los puntos débiles y fomentar los fuertes. Director comercial y comercial preparan juntos la visita y el primero tiene que marcarse lo que quiere ver. Por ejemplo: a lo mejor este comercial en cuestión es muy bueno en la presentación de necesidades, pero no es bueno en cierres, otro en cambio, falla en la contra argumentación…Pues va a fijarse en ello para ayudar a que mejore. Esto es efectivo si el director “cumple las reglas del juego”, no debería de hablar ya que no es una visita conjunta, su objetivo es ver qué es lo que se hace positivamente y lo que se puede mejorar. Tras la visita conjunta, comercial y director se sientan para compartir impresiones, recibir feedback y marcar next steps.

Reporting de ventas en el coaching comercial

¿Cómo consigues que estén motivados?

Mira, si utilizamos como ejemplo el coaching on the job, si quieres mantener a tu equipo motivado tienes que tener en cuenta cómo das el feedback. Yo recomiendo el modelo sándwich, que consiste en introducir el comentario “a mejorar” que se quiere transmitir entre dos comentarios positivos:

  1. Comunicar lo que está haciendo bien
  2. Lo que debería mejorar
  3. Acabar motivando para la próxima visita

Volviendo a la importancia de la visibilidad de su labor comercial, el director comercial -y, por ende, el Sales Operations Manager-, debe acompañarlos en todo momento, en nuestro caso marcamos objetivos cuatrimestrales. Realizamos una primera evaluación y definimos las reglas del juego. Una vez definidas, hacemos reuniones, formaciones, reporting de ventas, feedback y más feedback, con el objetivo último de estar apoyando a cada uno de ellos sabiendo dónde están y qué es lo que necesitan. Bajo mi punto de vista, el acompañamiento es realmente importante para hacer que tu equipo se sienta valorado y al mismo tiempo motivado.

En base a ello, la mejor manera de mantener motivado al equipo es hacerlo de forma individual. Por un lado los equipos comerciales deben tener capacidad de automotivarse, y por otro lado, debe hacerse de forma personal. Sentarte con cada uno de ellos y entender qué es lo que les motiva. Porque si tú no identificas lo que mueve a cada uno de tu equipo es misión imposible tener motivación y un alto rendimiento en su trabajo.

Por último, también es importante generar sentido de equipo y organizar sesiones presenciales todos juntos, en las que se combinen actividades de trabajo y teambuilding.

En conclusión, está claro que la importancia del reporting de ventas va mucho más allá de los límites del departamento de ventas, todos los departamentos, marketing, operaciones, dirección, producción…incluso RRHH, están conectados en mayor o menor medida. Darle el valor que le corresponde al reporting de ventas y hacerlo con precisión es y, debe ser, una de las prioridades de cualquier equipo de ventas.

Muchas gracias por tu tiempo Marta.

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