Un reporte de ventas mensual es, a grandes rasgos, una recopilación de los datos comerciales que obtienes a partir de tu app de ventas móvil o cualesquiera de los sistemas que estés utilizando en lo que actividades de venta se refiere. Estos datos son analizados posteriormente para poder identificar la progresión de tu equipo de ventas y te ayudan, si es necesario, a poder redirigir el plan estratégico establecido.

Imagino que ya estarás pensando que esta es una definición un poco escueta y extremadamente simplificada de lo que realmente es un reporte de ventas mensual… A decir verdad, lo que caracteriza a un reporte de ventas mensual es la cantidad de números, decimales, métricas, resultados y estadísticas que incluyen, haciendo que estos sean confusos e indescifrables.

Y es que todo director comercial cuando recibe este conglomerado de datos comerciales del reporte de ventas mensual se pregunta a sí mismo, “Y, ¿por dónde empiezo yo ahora?”

  • ¿Debería focalizar los esfuerzos en el número de llamadas comerciales o en el de visitas?
  • ¿Es más importante centrarme en la cantidad de leads cualificados o me centro en la eficiencia de los miembros de mi equipo?
  • ¿Cuáles son los ajustes necesarios para redirigir el plan en base a los datos obtenidos?
  • ¿Cómo los identifico?
  • ¿Qué es lo que tengo que priorizar, tener en cuenta o eliminar; de toda la información obtenida?

En resumidas cuentas, cuando intentas gestionar y controlar todo acabas por controlar muy poco… Y lo que es peor, algunos directivos creen que cuantos más datos, métricas, análisis e información mejor…

En la mayoría de los casos, menos es más. Lo que realmente importa es que tu reporte sea lo más focalizado posible.

Por lo tanto, antes de realizar cualquier tipo de reporte de ventas mensual debes decidir qué es lo que realmente quieres medir, y lo que es aún más importante, por qué lo quieres medir.

De esta forma evitarás la famosa “parálisis del análisis” y la confusión que conlleva lidiar con tantos datos que no te dejan ver lo que incide en tu proceso de ventas y lo que no.

¿Cómo puedes focalizar el reporte de ventas mensual?

Posiblemente hayas trabajado en algún que otro departamento de ventas cuyas paredes están repletas de gráficos e infografías, pizarras con números y más números y, por si fuera poco, pantallas de televisión con estadísticas que contienen un sinfín de líneas, vectores y símbolos:

Puedes encontrar datos disponibles por región… Datos segmentados por tipo de producto…. Datos que miden la actividad de ventas y niveles de satisfacción del cliente…. Datos que analizan la duración media de llamadas, visitas, ciclos de ventas e incluso datos que desglosan el tiempo promedio de viaje entre visitas y reuniones… ¡Todo lo que puedas pedir y más!

Sin embargo aún teniendo todos los datos de ventas disponibles del mundo y aún estando completamente preparados para gestionarlos, la gran cantidad de estos hace que sea imposible saber dónde realmente necesitas aplicar el foco.

Entonces, antes de ponerte manos a la obra con tu reporte de ventas mensual, necesitas hacer un poco de ingeniería inversa de tu proceso de ventas.

Los resultados, los objetivos y las actividades de venta deseadas en el reporte de ventas mensual

Con el objetivo de aplicar el foco en lo que realmente importa hemos de empezar por el principio (y valga la redundancia):

¿Qué quieres conseguir?

Recuerda que tu respuesta debe ser lo más simplificada posible. De esta manera, los reportes van a ser más fáciles de entender y exactos.

Una vez has definido el objetivo final, es decir, el resultado comercial deseado, puedes:

  1. Construir el camino a seguir para conseguirlo → Objetivos de venta
  2. Medir el éxito del equipo comercial → Actividades de venta

Con la idea de ser lo más simplificado posible y a la vez riguroso en el reporte de ventas, si te pregunto: De entre todas las métricas utilizadas por tu departamento, ¿cuál de ellas es la que más tenéis en cuenta? Te garantizo que más del 75% de nosotros diría sin pensarselo dos veces:

Las que son relativas a los ingresos

Todas y cada una de las métricas relacionadas con la salud y estabilidad del negocio, como los márgenes de ganancia o la cuota de mercado. El aumento de cualquiera de estas sería un ejemplo claro del resultado comercial deseado de una empresa.

Estamos de acuerdo en que existen muchas vías para conseguir un aumento de los ingresos. Aumentar los índices de cierre de ventas, cobertura de mercado, focalizar en ciertos tipos de industrias o nuevos productos,  incrementar los índices de retención del cliente y sus niveles de satisfacción…etc.

Todas ellas son estrategias efectivas para conseguirlo, pero si lo que quieres es un reporte que tenga sentido y sea fácil de entender has de darle a cada acción un objetivo y en base a ese objetivo consigues el resultado deseado.

De esta manera evitas inflar el informe con datos y más datos que no tienen conexión alguna con el resultado fijado para cada trimestre.

Por lo tanto, debes determinar el objetivo principal mediante el cual conseguirás el resultado de negocio deseado.

¿Cómo? Mal que te pese, no es tan fácil como pedirle a tu equipo de ventas “aumenta la tasa de cierre de ventas” o “mejora la retención del cliente”… Lo mismo pasaría si el propio CEO te pidiese a ti “Aumenta las ventas…” Está claro que existen muchas maneras de conseguirlo, el problema es especificar de qué manera y por qué.

cuadro proceso del reporte de ventas

Tal y como puedes ver en la imagen, el resultado deseado se consigue mediante un objetivo fijado que se consigue mediante una actividad de venta.

Y para ello, has de utilizar métricas bien definidas y con un propósito claro. De esta manera evitarás la acumulación de información y datos comerciales que acaben siendo inservibles en tu reporte de ventas.

“Un reporte de ventas mensual simplificado y centrado en las actividades de venta específicas que llevan a cabo tus comerciales”  

Pongamos un ejemplo:

cuadro 2 del proceso de reporte de ventas

Imagina que tu resultado de ventas deseado es incrementar los ingresos totales de la compañía en un 20% entre el Q2 y el Q3. Tal y como he dicho anteriormente existen muchos factores que pueden afectar al crecimiento de los ingresos, pero es difícil discernir cuál de ellos es el que puede funcionar mejor, siempre teniendo en cuenta el tipo de negocio y sus necesidades.

En base al resto de departamentos y a los resultados comerciales obtenidos en los trimestres pasados, has detectado un interés creciente en los vehículos híbridos dentro de la industria de la automoción, un vertical que está adquiriendo un papel protagonista en el sector y que tu empresa aún no le había dado el valor que le corresponde.

Viendo esta situación, marcas a tu equipo comercial el objetivo de ventas: conseguir 5 nuevos clientes dentro de este sector. Estos 5 nuevos clientes obtenidos al valor promedio del acuerdo serán suficientes para ver que alcanzas tu objetivo de incrementar los ingresos en un 20%.

Recuerda que para poder conseguirlo has de aterrizar este objetivo, has de traducirlo en las actividades de venta que han de llevar a cabo tus comerciales.

Una vía para conseguirlo es aumentar el número de visitas realizadas a prospectos del vertical, incrementando en un 10% mensual a lo largo del trimestre.

Así, el reporte de ventas mensual estará focalizado en estas 3 métricas. Nada de gráficos que fijen la cuota de mercado global. Nada de gráficos circulares que desglosen las tasas de retención, y ni hablar del número de promedio de llamadas –  Solo la información necesaria que ayudará a tu equipo de ventas a lograr el objetivo final:

Aumentar los ingresos en un 20%

Pongamos otro ejemplo:

cuadro 3 del proceso de reporte de ventas

En este caso, el propósito final es incrementar la cuota de mercado en un 10%.

Existen dos caminos mediante los cuales podemos conseguir este resultado final:

  • Incrementar las ventas de los clientes existentes con ayuda de la cuota de cartera:  mediante la cual los comerciales conocen el gasto medio que el cliente realiza en la empresa, con respecto al total del gasto en la competencia.
  • Incrementar las ventas gracias a la captación de nuevos clientes.

Utilizando el segundo camino, en función de las necesidades y las características del negocio que estamos analizando, se busca aumentar los ingresos en un 15% a partir de nuevos clientes.

La única manera de estar frente a frente con clientes potenciales es utilizar técnicas de ventas efectivas de captación de clientes con el objetivo de conseguir más visitas. Por lo tanto, traducido en actividad de venta, pedimos al equipo comercial que aumenten las llamadas y de esta manera se aumenten las visitas a los prospectos.

El reporte de ventas mensual reflejará la evolución de tu equipo comercial y de qué manera alcanza el objetivo.

Si no alcanzan ese aumento de 10 visitas por comercial como actividad de venta establecida, podemos asumir con seguridad que ponen en riesgo el objetivo de aumentar los ingresos y, en consecuencia, el objetivo final del aumento deseado en la cuota de mercado.

Recuerda, este sistema solo funciona si las actividades de ventas dirigen los objetivos, lo que a su vez impulsan a los resultados. Si se rompe alguna de las partes de la cadena, y la actividad de venta marcada no está directamente relacionada al objetivo, el resultado final no va a ser el esperado.

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Cómo gestionar el reporte de ventas mensual si existen cambios en la estrategia comercial

Estás de acuerdo en que de un trimestre a otro los goals del director comercial pueden cambiar radicalmente, ¿no?

  1. El Q1 y el Q2 tu foco está única y exclusivamente en empresas con un nivel económico considerable.
  2. En el Q3 y el Q4 has cambiado completamente y lo que buscas es generar negocio en un vertical específico.
  3. Los 2 primeros trimestres del próximo año habéis sacado a la luz un nuevo producto y el objetivo de los equipos comerciales es venderlo a los clientes ya existentes.

Con este ejemplo solo quiero demostrar y poner de manifiesto los importantes cambios a los que cualquier director comercial tiene que estar preparado y ser lo suficientemente rápido para adaptarse a ellos. Cada cambio de dirección supone nuevos resultados deseados, objetivos y actividades de ventas. El proceso comercial y el reporte de ventas mensual debe también reflejar todos estos cambios.

Muchos equipos de ventas son culpables de usar las mismas métricas de rendimiento (o, lo que es peor, simplemente añaden otras nuevas a los procesos comerciales ya existentes) sin tener en cuenta que la estrategia de ventas a la cual van dirigidas ha cambiado de rumbo. Esto hace que el reporte de ventas mensual se llene de datos irrelevantes tirando por la borda el foco y la simplicidad de este.

Dicho esto, ¿te preocupas por los reportes de ventas?, ¿los actualizas y modificas cuando es necesario?, ¿analizas seriamente el reporte antes de agregar más cifras y gráficos?

En caso de duda, vuelve a evaluar tu cadena de actividades, añade, suprime o rectifica aquellas acciones que van a conducirte al resultado comercial deseado.

La importancia de los datos comerciales en el reporte de ventas mensual

El último punto sobre el cual me gustaría hablar es la importancia de los datos comerciales precisos, exactos y en tiempo real.

La gran mayoría de los datos recogidos en el reporte de ventas mensual se deberían obtener a partir de tu software de gestión comercial. Gracias a este tipo de herramientas puedes ser capaz de obtener información relativa al número de visitas realizadas, llamadas a prospectos y clientes existentes, transacciones, valores y duración promedia del ciclo de ventas, entre otros.

Uno de los inconvenientes con los que te puedes encontrar es introducir los datos manualmente. Confiar en que tu equipo actualizará el sistema de forma precisa, al momento y eficaz es vital para el buen funcionamiento del negocio.

¿Pero qué ocurre si los datos de tu software no están actualizados?

Si ellos no lo hacen…entonces sí que tienes un serio problema

Los reportes que se extraen de dichos datos se utilizan para analizar la actividad de tu equipo. Si surgen complicaciones en según qué áreas es tu trabajo darles soporte. Con este tipo de herramientas es muy sencillo recabar información y tener todo lo necesario para detectar puntos de mejora y ayudar a tu equipo a conseguir su cuota. Pero si los datos que estás revisando no son precisos ni han sido introducidos en tiempo real, las decisiones que tomes van a reflejar esta inexactitud y puede impactar negativamente en tu performance.

Por ejemplo, imagina que tienes a un comercial que por norma siempre entra sus datos de ventas el segundo viernes de cada mes.

El último reporte de ventas mensual que recibiste mostraba muy buenos números: se consiguieron cerrar ventas importantes además de un meeting con un prospecto realmente valioso para el negocio. Cerrar y crear una venta con este cliente potencial es vital si quieres lograr lo establecido en tu pronóstico trimestral.

Sin tú saberlo, lo que prometía ser un negocio redondo ha terminado siendo un fracaso, y el prospecto en cuestión se ha decantado por la competencia en el último momento. Y a todo esto, tú sin enterarte… a veces, estas cosas pasan en ventas… Si hubieras tenido la visibilidad suficiente en este proceso de ventas podrías haber ayudado a tu comercial a conseguir el “Sí” o, por el contrario, podrías haber modificado cuanto antes el forecast, presupuesto y estrategia incluidos.

¿Cómo puedes evitar que esto vuelva a pasar?

La mejor manera de evitar estas situaciones es disponer de un sistema comercial con altos índices de adopción por parte de los usuarios. Cuanto más fácil de manejar sea la plataforma de ventas, más uso le dará tu equipo. Mejor aún, si el sistema tiene la capacidad de poder utilizarlo en cualquier parte mejor. Recuerda que los equipos de ventas de campo pasan la mayor parte del tiempo en la calle y exigirles que vuelvan al final del día a la oficina a actualizar el CRM suena poco realista, además de que a efectos prácticos están perdiendo demasiado tiempo en hacerlo.

Con un asistente de ventas móvil que les permite actualizar las oportunidades de venta en tiempo real y les proporciona datos más precisos con los que trabajar, conseguirás que tus reportes de ventas sean: precisos, útiles y breves.

La labor principal del director comercial es capacitar a su equipo y empujarlo a lograr los objetivos comerciales. El reporte de ventas mensual no es tan solo una recopilación de datos comerciales, es la herramienta perfecta para mejorar la estrategia de ventas y mantener el rendimiento, eficiencia y productividad de un equipo.

About the Author
Pablo Martínez Bouret
Pablo Martínez Bouret

Pablo viene del mundo de las ventas de tecnología, como consultor, gestionando canal y venta directa.

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