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El pronóstico de ventas es una herramienta esencial para cualquier empresa, ya que permite estimar las ventas futuras y tomar decisiones estratégicas basadas en proyecciones realistas.
Para realizar un pronóstico de ventas es clave recopilar y analizar datos históricos de ventas. Esto implica revisar registros de ventas anteriores, identificar patrones estacionales o tendencias a lo largo del tiempo, y examinar cualquier factor que haya afectado significativamente los resultados en el pasado.
Además, es importante considerar variables externas que pueden influir en las ventas, como cambios en la economía, el mercado o la competencia.
Una proyección de ventas, también conocida como pronóstico de ventas, es una estimación de las ventas futuras de una empresa basada en ciertas suposiciones y métodos de análisis.
Las proyecciones de ventas pueden basarse en multitud de datos, incluyendo las tendencias de ventas históricas, el análisis de la industria, las condiciones del mercado, las campañas de marketing planificadas y cualquier otro factor que pueda afectar a los resultados comerciales.
Los métodos de proyección de ventas pueden variar desde simples cálculos basados en el crecimiento histórico, hasta modelos estadísticos complejos que toman en cuenta múltiples variables. El objetivo es proporcionar la estimación más precisa y útil posible para ayudar en la toma de decisiones estratégicas y operativas.
Dependiendo de la industria en la que trabajes, las ventas pueden estar sujetas a una serie de fenómenos, como pueden ser la estacionalidad o las tendencias. Por ejemplo, si trabajas en retail estoy seguro de que habrás observado picos de ventas en Navidades.
Pero, yendo más allá, calcular el pronóstico de ventas es fundamental en cualquier negocio por varias razones. Aquí te dejamos cuatro:
Hay muchos tipos de pronóstico de ventas, pero se pueden dividir en dos grandes grupos: cualitativos y cuantitativos. El enfoque cualitativo se basa en el juicio subjetivo y la experiencia, mientras que el enfoque cuantitativo se basa en datos numéricos y métodos estadísticos. En muchos casos, se utilizan ambos enfoques de manera complementaria para obtener una imagen más completa y precisa de las ventas futuras.
En los siguientes párrafos profundizaremos más acerca de estos tipos de pronósticos.
Las proyecciones de venta cualitativas se utilizan cuando no se dispone de suficiente información o datos cuantitativos, o cuando se espera que los datos históricos no sean buenos predictores del futuro por distintas circunstancias cambiantes.
Aquí hay algunos métodos cualitativos:
Este método se basa en la experiencia y el conocimiento de personas con experiencia en la industria. Un ejemplo: una compañía de moda puede reunir a varios expertos de la industria para prever las ventas de una nueva línea de ropa basándose en su comprensión de las tendencias actuales.
Consiste en prever tendencias y comportamientos futuros a partir de datos históricos. Estos datos deben estar organizados en secuencias a lo largo de un tiempo específico y recopilados en intervalos regulares, que pueden ser anuales, mensuales, diarios o incluso más frecuentes.
Dado que el equipo de Ventas está en contacto directo con los clientes, a menudo tiene una buena percepción de las tendencias del mercado. Por lo tanto, sus integrantes pueden proporcionar información valiosa sobre las expectativas de ventas futuras basadas en sus interacciones con los clientes.
Este método implica obtener pronósticos de un panel de expertos. Cada experto proporciona un pronóstico de forma anónima, luego se comparten los resultados y se realiza una segunda ronda de pronósticos. Este proceso se repite hasta que se llega a un consenso.
Este método implica introducir un producto en un mercado limitado para ver cómo se vende. Los resultados de las pruebas de mercado pueden ayudar a prever las ventas en mercados más amplios.
Los pronósticos de ventas cuantitativos se basan en datos históricos y técnicas matemáticas o estadísticas para prever las ventas futuras. Estos son algunos de los métodos cuantitativos más comunes:
Este método utiliza la técnica estadística de regresión para encontrar una línea que mejor se ajuste a los datos históricos de ventas. Luego, esta línea se proyecta hacia el futuro para hacer el pronóstico de ventas. Aunque este método es relativamente simple y fácil de entender, solo es adecuado para datos que tienen una tendencia lineal clara.
Se basa en la suposición de que las ventas futuras continuarán al mismo ritmo que las ventas recientes. Se calcula simplemente extrapolando los datos de ventas de un periodo reciente (como el último trimestre o año) para el periodo futuro. Aunque es muy sencillo, no tiene en cuenta posibles cambios en el mercado o la economía.
En este método se asume que las ventas continuarán creciendo a la misma tasa media que en el pasado. Se calcula simplemente promediando las tasas de crecimiento de ventas de períodos pasados y aplicando este promedio al periodo futuro.
Se realiza mediante un análisis detallado del embudo de ventas y la probabilidad de cierre de cada una de las oportunidades. A cada una de ellas se le asignará un valor en función de su etapa del funnel.
Por ejemplo, si solemos ganar la mitad de las oportunidades que llegan a la fase de Llamada, en el pronóstico contaremos un 50% del valor de las oportunidades de esa fase. Es decir, una oportunidad de 1.000 € en esa fase se añadirá como 500 € en el pronóstico.
Si quieres calcular el pronóstico por etapa y oportunidad, puedes descargar nuestra plantilla gratuita de Excel.
Este enfoque se basa en la longitud del ciclo de ventas para hacer suposiciones acerca de en qué momento se cerrará el trato según su antigüedad. Implica analizar la duración promedio de los ciclos de ventas anteriores y usar esa información para pronosticar las ventas futuras.
Este método asigna más peso a los datos más recientes que a los datos más antiguos, bajo el supuesto de que los datos más recientes son más relevantes para prever el futuro.
A continuación, se profundizará más del método de suavizamiento exponencial.
Como avanzamos anteriormente, el método de suavizamiento exponencial es una técnica de pronóstico que se basa en la idea de que los datos más recientes son más relevantes para hacer predicciones futuras que los datos más antiguos.
Por eso mismo, asigna un peso mayor a las observaciones más recientes y disminuye exponencialmente el peso de las observaciones más antiguas.
El suavizamiento exponencial es especialmente útil para pronosticar datos con patrones consistentes de tendencias y/o estacionalidad, ya que responde rápidamente a los cambios en las tendencias.
Además, es relativamente simple de entender y calcular, y no requiere un gran volumen de datos históricos para proporcionar pronósticos precisos.
La manera más sencilla de realizar una proyección de ventas con Excel es utilizar la herramienta de suavizamiento exponencial incorporada en el software.
Tendrás que añadir los datos de tus ventas en una gráfica estándar antes de poder analizarlos con esta funcionalidad.
En este ejemplo voy a usar datos de ventas de los últimos 12 meses para pronosticar los ingresos del próximo enero o mes nº 13, en este caso. Añade los datos en 2 columnas:
Después, clica en la ventana de Datos, en la parte superior de tu hoja de Excel (entre Fórmulas y Revisar), lo que hará que aparezca un menú desplegable.
Dirígete a la esquina superior derecha y selecciona la pestaña Análisis de datos.
Si aún no tienes la función de Análisis de datos habilitada en Excel, no te preocupes porque es muy fácil instalar:
Ve a Archivo > Opciones > Complementos > Complementos de Excel > Herramientas para análisis
Ahora solo tienes que completar el cuadro y darle a aceptar.
De todos modos, al hacer clic en la pestaña de Análisis de datos, se te pedirá que completes un cuadro con diferentes fórmulas de análisis. Sigue adelante y haz clic en suavizamiento exponencial.
Luego se te pedirá que completes el siguiente cuadro:
Es la hora de rellenar el cuadro:
El rango de entrada serán tus cifras de ventas, así que continúa, y selecciona las celdas de la B2 a la B13 en el espacio asignado.
El siguiente paso es agregar el factor de suavización. Por si no estás familiarizado con el término, es una referencia al valor asignado a los resultados de ventas más recientes. Tiene un valor comprendido entre 0 y 1.
Si trabajas en una industria que experimenta picos regulares en las ventas, necesitarás un suavizamiento exponencial constante. Te sugiero que escojas un número de entre 0-0,5.
Por otro lado, si tu industria está experimentando un aumento sin precedentes en las ventas, entonces necesitas poner más énfasis en los últimos periodos de tiempo. En este caso, ves a por un número entre 0,6-1.
El último paso en el proceso es seleccionar dónde quieres que vayan los resultados del suavizamiento exponencial, así que vamos a ello. Haz clic en la celda C2. Vas a ver un gráfico lineal y un conjunto de resultados.
Como puedes ver, los resultados del pronóstico con el suavizamiento exponencial aparecen en la columna C, además de estar representado también en un gráfico lineal.
Para calcular el pronóstico del mes 13, simplemente haz clic en la parte de abajo a la derecha del valor pronosticado para el mes 12, y arrastra hacia abajo.
La celda se rellenará automáticamente con el pronóstico previsto (en este caso: 199,97)
¡Así de fácil!
Si por alguna razón no has podido instalar la funcionalidad de Análisis de datos como se muestra arriba, no te preocupes; hay otra manera de obtener los mismos resultados.
Empieza con esta fórmula:
No te preocupes demasiado por esta fórmula…su cálculo es muy sencillo.
¡Importante! Necesitaremos el pronóstico y la demanda real del periodo anterior y la constante de suavización.
Básicamente, lo que nos está diciendo es que para conseguir el nuevo pronóstico (F) tienes que multiplicar tu constante de suavización (α, que funciona como un factor de ponderación) por la demanda real del periodo anterior (A).
Luego, suma 1 – la constante de suavización por las ventas pronosticadas del periodo anterior (B).
Usando exactamente los mismos datos que en el pronóstico anterior, vamos a ver cómo los organizamos en Excel:
Tal y como puedes ver, hay un par de elementos más en esta segunda técnica.
El primero es la celda α en B16. Funciona exactamente igual que el factor exponencial utilizado en el ejemplo anterior; dando mayor peso a los últimos periodos, asumiendo que estos son los datos más importantes. Cuanto más cerca esté del 1 más importante es el dato de ventas.
En segundo lugar, tenemos el pronóstico inicial en la celda B17. Obviamente no podemos pronosticar el mes 1 ya que no tenemos datos previos para añadir a la fórmula, así que vamos a añadir una suposición sobre lo que podría haber sido, en este caso 184.
En la columna C es donde vamos a insertar la fórmula bajo el nombre «Ventas pronosticadas».
Ya tenemos todo listo para completar nuestra proyección de ventas paso a paso.
El primer paso es añadir tu pronóstico inicial de la figura B17 en la celda C2. Una vez hecho esto, podemos continuar con nuestra fórmula y agregarla a la celda C3.
Si has olvidado cuál era exactamente la fórmula: F = αA + (1-α) B
Recuerda que, al agregar la fórmula, debes hacer clic en la celda correspondiente, es decir, al añadir α, haz clic en la celda B16. Si simplemente ingresas el valor numérico correspondiente, no podrás arrastrar hacia abajo tus predicciones al resto de las celdas de ventas pronosticadas.
Si lo haces correctamente, debería verse algo como esto:
Sigue adelante y haz clic en aceptar para obtener el pronóstico de ventas para el mes 2:
Ahora, debido a que necesitamos usar referencias de celda para nuestra fórmula (cosas de Excel), antes de acabar haremos una última cosa: necesitamos agregar símbolos de dólar ($) antes y después de la letra de la celda α para mantener constante su valor. Suena un poco extraño, pero esto es a lo que me refiero:
Verás antes y después de la letra B (una referencia a la letra de la celda α) hay dos ($) símbolos. Esto asegurará que el valor se mantenga constante.
Continúa y haz clic en entrar, y desde la esquina inferior derecha de la celda, arrástrala hacia el mes 13. El valor que aparece en la celda C14 corresponde a tus ventas previstas:
Nos da una cifra aproximada de 205.15
Si te resulta un poco difícil seguirlo, Eugene O’Loughlin, profesor del National College de Irlanda, hace un excelente trabajo explicando cómo hacer un pronóstico de ventas paso a paso en este vídeo.
Como has visto, ejecutar una proyección de ventas lo más acertada posible es fundamental para tomar decisiones estratégicas y alcanzar los objetivos comerciales establecidos. Herramientas como Excel permiten comenzar a realizar cálculos de una forma sencilla. De hecho, aquí tienes nuestra plantilla gratuita de pronóstico de ventas para lograrlo.
Sin embargo, cuando el negocio avanza y necesitamos pronósticos más fiables, es indispensable contar con un CRM de ventas. De este modo, centralizaremos todos los datos de nuestro pipeline y oportunidades cerradas. Con toda esa información, su apartado de analítica de ventas producirá predicciones sólidas de forma automática.
Si quieres comprobarlo por ti mismo, solicita una prueba gratuita de ForceManager CRM, el software de ventas ligero que tu equipo aprenderá a usar en cuestión de horas. Pronosticar correctamente tus ventas es el primer paso para hacerlas realidad.
