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Después de haber trabajado en ventas, gestionando equipos y tratando de predecir las ventas futuras trimestre tras trimestre, hoy me gustaría responderte a la pregunta «¿cómo hacer un pronóstico de ventas?»
Existen gran cantidad de técnicas diferentes que un director comercial puede investigar a la hora de considerar cómo hacer un pronóstico de ventas. Si por ejemplo estás trabajando en una empresa que acaba de empezar y necesitas realizar una previsión de ventas para asegurarte el éxito de tus próximos movimientos, no vas a disponer de muchos datos de ventas… Pero no hay de qué preocuparse, hay muchos tipos de pronósticos, y los que más se ajustarían a tu perfil son los pronósticos cualitativos. Entre los más destacados tenemos: el método Delphi, los juicios de expertos, las encuestas de mercado o el feedback de los representantes de ventas.
Por el contrario, si tienes a mano datos de ventas considera el uso de los de pronósticos cuantitativos. Entre los que se incluyen: la tasa de crecimiento medio, la regresión lineal, el run rate, el promedio móvil simple o la técnica de suavizamiento exponencial. En este artículo vamos a centrar todos nuestros esfuerzos en el análisis de ésta última.
Bajo mi punto de vista, el método de suavizamiento exponencial es el más preciso de todos los pronósticos de ventas. Otros modelos de series de tiempo (aquellos que analizan las ventas históricas en un periodo de tiempo determinado en el pasado, para poder predecir el futuro), como el run rate o el promedio móvil simple, funcionan bien cuando las series son estables y no están sujetas a mucha fluctuación o cambios…Pero las ventas rara vez son estables.
Dependiendo de la industria en la que trabajes, las ventas pueden estar sujetas a una serie de fenómenos como pueden ser la estacionalidad o las tendencias. Por ejemplo, si trabajas en retail estoy seguro de que habrás podido observar picos de ventas en Navidades. O si trabajas en el sector de servicios públicos, esperas un cambio en las ventas a medida que empieza el invierno por las subidas en el consumo de gas y electricidad.
A diferencia de otros modelos cuantitativos, que utilizan una cantidad fija de los últimos datos disponibles de las series de tiempo, la técnica de suavizamiento exponencial incorpora datos de un periodo de tiempo mucho mayor, dando una mayor ponderación a los valores más cercanos en el tiempo.
Cómo hacer un pronóstico de ventas:
¿Aún no tienes claro cómo hacer un pronóstico de ventas? Lo más importante es disponer del software correcto para hacerlo. Excel tiene su programa de suavizamiento exponencial que, aún no siendo el software para pronósticos más sofisticado del mundo, es más que suficiente.
Así que vamos a empezar.
Existen dos formas de hacerlo:
La primera es utilizar la herramienta de suavizamiento exponencial incorporada y disponible en Excel.
Vas a tener que añadir los datos de tus ventas en un una gráfica estándar antes de poder analizarlos con este módulo.
En este ejemplo voy a usar datos de ventas de los últimos 12 meses para pronosticar los ingresos del próximo enero o mes 13, en este caso. Añade los datos en 2 columnas:
Después vas a tener que clicar en la ventana de Datos en la parte superior de tu hoja de Excel (entre Fórmulas y Revisar) lo que hará que aparezca un menú desplegable.
Dirígete a la esquina superior derecha y selecciona la pestaña Análisis de datos.
Si aún no tienes la función de Análisis de datos habilitada en Excel, no te preocupes porque es muy fácil instalar:
Ves a Archivo > Opciones > Complementos > Complementos de Excel > Herramientas para análisis
Ahora solo tienes que completar el cuadro y darle a aceptar.
De todos modos, al hacer clic en la pestaña de Análisis de datos, se te pedirá que completes un cuadro con diferentes fórmulas de análisis. Sigue adelante y haz clic en suavizamiento exponencial.
Luego se te pedirá que completes el siguiente cuadro:
Es la hora de rellenar el cuadro:
El rango de entrada serán tus cifras de ventas, así que continúa, y selecciona las celdas de la B2 a la B13 en el espacio asignado.
El siguiente paso es agregar el «factor de suavización». Por si no estás familiarizado con el término, es una referencia al valor asignado a los resultados de ventas más recientes. Tiene un valor comprendido entre 0 y 1.
Entonces, si trabajas en una industria que experimenta picos regulares en las ventas, necesitarás un suavizamiento exponencial constante. Te sugiero que escojas un número de entre 0-0.5.
Por otro lado, si tu industria está experimentando un aumento sin precedentes en las ventas, entonces necesitas poner más énfasis en, por ejemplo, los últimos 2-3 periodos de tiempo. En este caso, ves a por un número entre 0.6-1.
El último paso en el proceso es seleccionar dónde quieres que vayan los resultados del suavizamiento exponencial, así que vamos a ello, haz clic en la celda C2. Vas a ver un gráfico lineal y un conjunto de resultados.
Como puedes ver, los resultados del pronóstico con el suavizamiento exponencial aparecen en la columna C, además de estar representado también en un gráfico lineal.
Para calcular el pronóstico del mes 13, simplemente haz clic en la parte de abajo a la derecha del valor pronosticado para el mes 12, y arrastra hacia abajo.
La celda se rellenará automáticamente con el pronóstico previsto (en este caso: 199,97)
¡Así de fácil!
Ahora, si por alguna razón no has podido instalar el programa de Análisis de datos como se muestra arriba, no te preocupes; hay otra manera de obtener los mismos resultados.
Empieza con esta fórmula:
No te preocupes demasiado por esta fórmula…su cálculo es muy sencillo.
¡Importante! Necesitaremos el pronóstico y la demanda real del periodo anterior y la constante de suavización.
Básicamente, lo que nos está diciendo es que para conseguir el nuevo pronóstico (F) tienes que multiplicar tu constante de suavización (α, que funciona como un factor de ponderación) por la demanda real del periodo anterior (A). Luego, suma 1 – la constante de suavización por las ventas pronosticadas del periodo anterior (B).
Usando exactamente los mismos datos que en el pronóstico anterior, vamos a ver cómo los organizamos en Excel:
Tal y como puedes ver, hay un par de elementos más en esta segunda técnica.
El primero es la celda α en B16. Funciona exactamente igual que el factor exponencial utilizado en el ejemplo anterior; dando mayor peso a los últimos periodos, asumiendo que estos son los datos más importantes. Cuanto más cerca esté del 1 más importante es el dato de ventas.
En segundo lugar, tenemos el pronóstico inicial en la celda B17. Obviamente no podemos pronosticar el mes 1 ya que no tenemos datos previos para añadir a la fórmula, así que vamos a añadir una suposición sobre lo que podría haber sido, en este caso 184.
En la columna C es donde vamos a insertar la fórmula bajo el nombre «Ventas pronosticadas».
El primer paso es añadir tu pronóstico inicial de la figura B17 en la celda C2. Una vez hecho esto, podemos continuar con nuestra fórmula y agregarla a la celda C3.
Si has olvidado cuál era exactamente la fórmula: F = αA + (1-α) B
Recuerda que, al agregar la fórmula, debes hacer clic en la celda correspondiente, es decir, al añadir α, haz clic en la celda B16. Si simplemente ingresas el valor numérico correspondiente, no podrás arrastrar hacia abajo tus predicciones al resto de las celdas de ventas pronosticadas.
Si lo haces correctamente, debería verse algo como esto:
Sigue adelante y haz clic en aceptar para obtener el pronóstico de ventas para el mes 2:
Ahora, debido a que necesitamos usar referencias de celda para nuestra fórmula (cosas de Excel), antes de acabar haremos una última cosa: necesitamos agregar símbolos de dólar ($) antes y después de la letra de la celda α para mantener constante su valor. Suena un poco extraño, pero esto es a lo que me refiero:
Verás antes y después de la letra B (una referencia a la letra de la celda α) hay dos ($) símbolos. Esto asegurará que el valor se mantenga constante.
Continúa y haz clic en entrar, y desde la esquina inferior derecha de la celda, arrástrala hacia el mes 13. El valor que aparece en la celda C14 corresponde a tus ventas previstas:
Nos da una cifra aproximada de 205.15
Si te resulta un poco difícil seguirlo, Eugene O’Loughlin, profesor del National College de Irlanda, hace un excelente trabajo explicando cómo hacer un pronóstico de ventas paso a paso en este vídeo.
Los métodos de pronósticos de ventas que hemos utilizado arriba con Excel son herramientas muy útiles para cualquier equipo de ventas, pero es cierto que hay sistemas de software diseñados específicamente para los pronósticos:
Son muy precisos y no es nada complicado trabajar con ellos.
Si logras convencer a tu fuerza de ventas de la importancia del forecast de ventas y quieres probar un nuevo software para ello, echa un vistazo a Peerforecaster. Este add-on de Excel, gratuito e increíblemente fácil de usar, supera a muchos programas de la competencia que, además, son de pago.
Puedes realizar varios ajustes al pronóstico: si quieres pronosticar por mes o trimestre, largo plazo, con datos históricos, ajustar la estacionalidad y las tendencias o si quieres utilizar las funciones de autocorrelación o autocorrelación parcial, entre otras.
En definitiva, sea cual sea el sistema que quieras utilizar, recuerda que los pronósticos que obtienes son reales si los datos que añades lo son también.
Para garantizar la máxima precisión de los datos de tu equipo comercial utiliza un CRM. Con el CRM vas a facilitar el registro de datos que tus representantes de ventas hacen dentro y fuera de la oficina. Estos sistemas te garantizan que a la hora de realizar un plan de negocios, un pronóstico, un presupuesto de ventas o cualquier otra actividad comercial los datos obtenidos siempre serán reales, exactos y en tiempo real.
