Qué es un CRM y para qué sirve [+infografía]

7 minutos de lectura

Transformación Digital

En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre softwares CRM en 2023.
Esta es la tabla de contenidos:

  1. ¿Qué es un CRM?
  2. ¿Para qué sirve un CRM?
  3. Ventajas de disponer de un CRM en tu empresa
  4. ¿Qué empresas necesitan un CRM?
  5. ¿Cómo elegir el mejor sistema CRM para tu negocio?
  6. ForceManager, el CRM para equipos de ventas con alta movilidad.

 1. ¿Qué es un CRM?

La palabra CRM procede de las iniciales de Customer Relationship Management, o, en castellano, la gestión de las relaciones con clientes. Agrupa el conjunto de prácticas, estrategias y tecnologías orientadas a manejar y optimizar las relaciones con clientes y potenciales compradores.

Cuando hablamos de un sistema CRM nos referimos a un software diseñado para gestionar cualquier interacción entre empresa y clientes. Cada dato, conversación o pedido queda registrado en él. Sin embargo, esta es solo una de las ventajas que aporta a los equipos de marketing y ventas.

Como ya imaginarás, esta herramienta es un aliado indispensable para cualquier actividad comercial, con independencia del tamaño o estructura del negocio. Sus funcionalidades van mucho más allá que las de una hoja de cálculo de Excel o una base de datos.

Estas son las 4 funciones principales que cubren los CRM:

  1. Centraliza todas las interacciones entre una empresa y sus clientes.
  2. Gestiona 3 áreas: Gestión Comercial, Marketing y Atención al Cliente.
  3. La información de ventas es accesible desde una misma plataforma a toda la empresa.
  4. Es un modelo de gestión basando en el conocimiento profundo y centralización del cliente.
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2. ¿Para qué sirve un CRM?

Un CRM es mucho más que una base de datos de correos electrónicos. Aunque existe una amplia variedad de oferta y plataformas, podríamos decir que este tipo de software contribuye a:

  • Entender las necesidades y las expectativas del cliente. Gracias a ello puedes anticiparte a ellas.
  • Registrar la información en tiempo real y tener los datos siempre disponibles y actualizados.
  • Ahorrar tiempo solicitando la información a terceros.
  • Facilitar el registro y almacenamiento de los datos comerciales.
  • Automatizar las tareas administrativas más repetitivas.
  • Mejorar los procesos internos/externos y la alineación entre equipo y clientes.

3. Ventajas de disponer de un CRM en tu empresa

Ahora que ya conoces mejor la definición de CRM y sus principales funciones, te estarás preguntando cuáles son sus beneficios. Sea cual sea el sector de tu empresa, un buen sistema de gestión y organización siempre va a ayudarte en el desarrollo del negocio.

Eso sí, tienes que saber que el uso del software por sí mismo no es suficiente, necesita estar respaldado por una estrategia eficaz. Una vez encuentres la fórmula que mejor se adapte a tu negocio, la herramienta te reportará múltiples beneficios como los que comentaremos a continuación.

Ahorra tiempo y te permite organízate mejor

Una de las principales ventajas de tener un CRM es que el equipo de ventas puede automatizar multitud de procesos, evitando numerosas actividades manuales y sin correr el riesgo de perder información por apuntarla en distintos lugares.

Además, los comerciales tendrán sus prioridades, objetivos y KPIs mucho más claros, tanto a nivel individual como a nivel colectivo

Haz reportes de forma ágil y desde cualquier lugar

Con un buen sistema de gestión puedes digitalizar todo el proceso de venta. Para poder analizarlo a fondo y extraer conclusiones que te ayuden a adaptar tu negocio, estos softwares disponen de potentes herramientas de reporte.

Con ellas podrás analizar los resultados comerciales de un periodo determinado: total de ventas, ticket medio o pronóstico para los próximos meses, entre otros. También la actividad del equipo, incluyendo el número de llamadas realizadas, de visitas completadas y de emails enviados.

Mejora la satisfacción de tus clientes

Los mejores softwares permiten segmentar a los clientes gracias al análisis de datos y estadísticas clave, de forma que puedes optimizar y mejorar tus estrategias de ventas, los servicios de atención al cliente, desarrollar ofertas más personalizadas y anticiparte y satisfacer las necesidades de tus clientes potenciales.

Lo más importante: Aumenta tus ventas

Como resultado de los puntos anteriores, los CRM permiten a las empresas aumentar sus ventas y avanzar en su crecimiento. Todos ellos, pero especialmente los enfocados al departamento comercial, son el mejor aliado de los representantes y directores de ventas.

El 50% de los equipos de ventas han reportado una mejora de su productividad con un software CRM.  

4. ¿Qué empresas necesitan un CRM?

Responde a estas preguntas teniendo en cuenta tu compañía:

  • ¿Tienes un equipo de ventas?
  • ¿Haces facturas y presupuestos?
  • ¿Llevas a cabo alguna acción de marketing?
  • ¿Los clientes son la base de tu negocio?
  • ¿Quieres ser eficiente y optimizar procesos?

Si la mayoría de tus respuestas son «sí», podemos decirte que necesitas un CRM para tu negocio.

Puede que hasta ahora las hojas de Excel, cuadernos, post-its y correos electrónicos te hayan funcionado más o menos bien, pero adquirir un software CRM es fundamental para cualquier empresa que desea crecer.

Da igual si se trata de una pequeña empresa o si trabajas con productos o servicios, sin duda un CRM te ayudará a mejorar tus oportunidades de venta.  Cuál es el mejor para tu negocio es algo que hablaremos más adelante.

Entonces ¿un CRM es una inversión que merezca la pena?

Si todavía tienes dudas sobre si tu empresa necesita esta tecnología, aquí tienes algunos indicios que pueden resultarte familiares:

  • Tus relaciones con clientes aumentan pero las ventas no. Tu equipo comercial no consigue gestionar las solicitudes de clientes potenciales y, al mismo tiempo, fidelizar a los actuales.
  • Cuentas con una red comercial con alta movilidad. Es decir, con constantes visitas y reuniones face-to-face (online o físicas). Esto es algo muy común en sectores como los seguros, la salud, la construcción o la industria.
  • No tienes el control real de tu equipo de ventas. No hay un flujo de trabajo claro, ni un lugar donde reporta todo el equipo a la vez.
  • Es muy difícil encontrar la información de todos los clientes. Su correo electrónico y otros datos de interés, cantidad de ventas, sus principales necesidades, interacciones con la empresa, las acciones que has llevado a cabo con él, entre otros datos.
  • Hacer reporting te resulta cada vez más complicado y te lleva demasiado tiempo.
  • Tu atención al cliente debería mejorar. El equipo de atención al cliente no es capaz de anticiparse proactivamente a las necesidades de los clientes o pasa mucho tiempo gestionando quejas y opiniones negativas.
  • Estás creciendo por encima de tus previsiones. Aunque es una excelente noticia, la gestión se complica cada vez más.

En conclusión: Todas las empresas sin importar el tamaño necesitan un CRM para la correcta gestión de sus ventas y clientes.

El 91% de las empresas norteamericanas con 10 o más empleados cuentan con un CRM para la correcta gestión de las ventas y los clientes.

5. Cómo elegir el mejor sistema CRM para tu negocio

Ahora que ya tienes claras todas las ventajas que supone, es el momento de elegir un CRM adecuado para tu negocio, que te permita una mejor gestión de las relaciones internas y externas y te garantice desarrollar con éxito tu estrategia de ventas.

Lo primero que tienes que tener en cuenta para decantarte por una herramienta son tus propias necesidades y requisitos. Ten en cuenta que el objetivo de la plataforma es mejorar y optimizar la relación con el cliente, así como optimizar tus procesos productivos.

Por qué adoptar un software de última generación y cuáles son sus principales características

Dada la importante contribución del CRM en la empresa, la herramienta debe ser capaz de satisfacer las necesidades de cualquier equipo. Soluciones de última generación ofrecen funcionalidades que otras más básicas no son capaces. Estos son los aspectos a tener en cuenta:

Facilidad de uso y personalización

Es importante que cualquier persona del equipo se sienta cómoda desde el primer momento, con una interfaz intuitiva, personalizable y que se adapte perfectamente a las necesidades de cada profesional.

Software multiplataforma

Las soluciones de última generación suelen estar disponibles para los principales sistemas operativos. Así podrás trabajar desde un ordenador, móvil, tablet e incluso smartwatch, permitiendo un acceso universal para todo tu equipo.

Trabajo sin conexión

Un plus importante es que la herramienta permita trabajar sin conexión, en pro de aumentar la productividad, como por ejemplo en el trayecto en tren de una visita comercial.

Geolocalización

Un software que ofrece geolocalización repercute directamente sobre las oportunidades de venta. Esté donde esté, un comercial puede detectar clientes potenciales cerca y ver las oportunidades de venta correspondientes.

Integración con las principales herramientas de trabajo

A la hora de elegir CRM es importante conocer si permite la integración con las herramientas de trabajo más utilizadas como MailChimp, Sage, Microsoft, Google Apps, Zapier, Signaturit, Exchange y DocuSign.

Inteligencia artificial

Algunas soluciones, entre ellas ForceManager, integran sistemas de inteligencia artificial, lo que las convierte en un verdadero asistente inteligente. Gracias a él, los vendedores pueden agilizar tareas y transformar el tiempo de inactividad en productividad. Por ejemplo, reportando visitas y fijando citas en su calendario con su propia voz o siguiendo la ruta comercial recomendada por el sistema para aprovechar al máximo su jornada.

Fácil implementación y soporte técnico cualificado

Algunas herramientas requieren de varios meses, multitud de reuniones y personal involucrado para poder ser puestas en marcha. Todo ello supone un alto coste de oportunidad, de tiempo que podría haber sido invertido en acelerar los procesos de venta.

Lo mismo ocurre con un soporte técnico pobre y con el que cuesta comunicarse para resolver incidencias.

Seguridad de nivel corporativo

Este tipo de soluciones almacenan grandes cantidades de información cuyo tratamiento está fuertemente legislado. Para asegurar su cumplimiento e ir más allá, es recomendable que nuestro proveedor cuente con las certificaciones en materia de seguridad de Google, Microsoft e ISO27001.

Ahora que ya tienes una guía fundamental para contratar el mejor sistema de CRM que se adapte a la perfección a tu empresa es el momento de tomar una decisión. ¿Quieres llevar tu negocio a otro nivel?

6. ForceManager, el CRM para equipos de ventas con alta movilidad

Como hemos visto a lo largo de este artículo, toda empresa debería contar con un CRM para gestionar sus procesos comerciales y su cartera de clientes. También hemos hablado de la importancia de utilizar soluciones adaptadas a las necesidades de cada equipo.

ForceManager CRM está diseñado y optimizado para equipos de ventas. En especial para aquellos con alta movilidad y que requieren que sus profesionales se desplacen constantemente. Es el caso de sectores como la construcción, los seguros, los dispositivos médicos o la industria.

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Infografía: Todo lo que necesitas saber sobre software CRM

A modo de resumen, hemos preparado esta infografía para que puedas comprobar de un vistazo qué es un CRM, cuáles son sus principales beneficios y qué empresas lo necesitan incluir en sus presupuestos.