Aprender cómo hacer un reporte de ventas utilizando programas como Excel, PowerPoint y FreshBooks puede ser de gran ayuda para los directores comerciales. Gracias a los reportes de ventas puedes tener una visión de los movimientos de una empresa en un periodo de tiempo determinado. Si se hacen correctamente, proporcionan datos acerca del rendimiento del equipo y permiten mantener a los directores informados en todo momento de los progresos en las actividades de ventas realizadas para alcanzar los objetivos marcados. 

¿Qué debe incluir el reporte de ventas?

  • Los ingresos de ventas semanales
  • El número de llamadas realizadas
  • Las visitas comerciales
  • Los incrementos de la cuota de mercado
  • La tasa media de conversión de oportunidades
  • La cobertura del pipeline de ventas
  • Los indicadores de fidelidad y la retención del cliente
  • Los ingresos cerrados por representantes

Con esta información, los directores pueden llevar a cabo reuniones de coaching personales, realizar ajustes en torno los procesos de venta además de ser información tremendamente útil para las presentaciones del departamento a los directivos.

Cómo hacer un reporte de ventas con Excel en 5 sencillos pasos

Dicho esto, vamos a realizar un reporte de ventas en excel en base a los ingresos de ventas semanales de tu equipo comercial.

Cómo hacer un reporte de ventas en Excel: Paso 1

Lo primero que debes hacer es reunir los datos comerciales semanales y añadirlos a una tabla estándar dentro de un documento de Excel:

Como hacer un reporte de ventas cuadro 1

En este caso vamos a examinar los ingresos semanales de un equipo de 6 representantes de ventas. Tal y como hemos explicado anteriormente, dentro del reporte de ventas es indispensable añadir además de los ingresos totales, la previsión de ingresos semanales.

Por lo tanto, he añadido:

  1. Total de ingresos semanales
  2. Previsión de ventas semanal

Una vez añadidos todos los datos y gracias a estas dos nuevas columnas, podremos tener una visión mejorada de la performance del equipo comercial.

Cómo hacer un reporte de ventas en Excel: Paso 2

  • Selecciona TODOS los datos incluidos en el cuadro (títulos, vendedores, días, cifras…etc.)
  • Clica en la pestaña INSERTAR del menú principal
  • Del menú desplegable selecciona COLUMNAS → INSERTAR COLUMNAS y seguidamente COLUMNAS AGRUPADAS

Como hacer un reporte de ventas grafica 1

Una vez has clicado en COLUMNAS AGRUPADAS te aparecerá un nuevo gráfico como el de la imagen superior a mano derecha.

Cómo hacer un reporte de ventas en Excel: Paso 3

Para continuar con el reporte de ventas semanal necesitamos:

  • Clicar con el botón derecho y seleccionar la opción de SELECCIONAR ORIGEN DE DATOS
  • En la caja de datos que te aparece, clica en el botón CAMBIAR FILA/COLUMNA

De esta manera, podemos invertir X y Y:

  • (X) Vendedores
  • (Y) Ingresos semanales

Como hacer un reporte de ventas grafica 2

Para cambiar el título del gráfico simplemente clica en el espacio de texto vacío en la parte superior y añade: Reporte de ventas semanal.
Tu gráfico debería quedar de esta forma:

Como hacer un reporte de ventas grafica 3

Cómo hacer un reporte de ventas en Excel: Paso 4

El paso final es cambiar el valor de los ingresos pronosticados con el objetivo de que quede representado como un gráfico lineal de los datos.
Para ello debes:

  • Seleccionar los datos pronosticados de la columna (en este ejemplo, el de color azul), clicar el botón derecho y seleccionar CAMBIAR TIPO DE GRÁFICO
  • Ahora, dentro de la caja CAMBIAR TIPO DE GRÁFICO,  debes hacer scroll hasta abajo del todo a “previsión” y cambiarlo de COLUMNAS AGRUPADAS a LÍNEAS.

Como hacer un reporte de ventas grafica 4

Una vez le des a aceptar, el gráfico se va a modificar de esta manera:

 

Como hacer un reporte de ventas grafica 5

Cómo hacer un reporte de ventas en Excel: Paso 5

El paso final es completamente opcional, aunque bajo mi punto de vista, creo que es necesario añadir valor numérico a la previsión de ventas de cada uno de los comerciales.

Si te he convencido, sigue estas instrucciones:

  • Selecciona la línea de previsión y clica el botón derecho.Te aparecerá una ventana de ELEMENTOS GRÁFICOS
  • Selecciona ETIQUETAS DE DATOS
  • Clica en la flechita negra y selecciona ENCIMA

Como hacer un reporte de ventas grafica 6

El gráfico tendría que quedar así:

Como hacer un reporte de ventas grafica 7

Con este tipo de gráficos puedes ver claramente los ingresos de cada comercial semanalmente. No solo eso, también puedes ver el total de cada uno de ellos, su progresión, si han llegado a los objetivos marcados además de ver de una forma muy visual la trayectoria de cada uno frente al resto.

Recuerda que puedes crear reportes de ventas para representar un amplio abanico de actividades. He escogido los ingresos semanales puesto que es una de las métricas más populares y a la vez utilizadas por los directores comerciales. También puedes utilizar:

  • Número de visitas comerciales
  • Número de llamadas realizadas
  • Adquisición de nuevos negocios
  • Tasas de fidelización y retención de clientes
  • Cuota de mercado

En resumidas cuentas, cualesquiera de las métricas comerciales necesarias para gestionar y evaluar la performance de tu equipo comercial.

Sin embargo, no recomendaría el uso de este método a menos que trabajes con un equipo de ventas más pequeño de tal vez 5, máximo 6 representantes de ventas de campo…

¿Por qué deberías pensarte dos veces el hacer tus reportes de ventas en Excel?

Porque tan pronto como aumente la actividad de ventas, amplíes territorio o contrates nuevos vendedores, el modelo de Excel te va a resultar muy difícil de gestionar.

Recuerda, la función principal del director comercial en la gestión de ventas es proporcionar información sobre el proceso de ventas y el rendimiento del equipo. Si estos datos son de mala calidad o los directores no tienen tiempo para formar y asesorar a su equipo, estos reportes van a obstaculizar, en lugar de ayudarte.

Exploremos pues algunas de las opciones alternativas de cómo hacer un reporte de ventas y porqué se adaptan mejor a equipos de ventas más grandes.

Cómo hacer un reporte de ventas gestionando eficazmente tu tiempo

Se ha hablado mucho de la gestión del tiempo de forma eficiente como una aptitud muy positiva a la hora de organizar la jornada laboral. Y tienen razón. El tiempo es limitado y muy valioso.

Elaborar un reporte de ventas en Excel supone dedicar gran parte de tu tiempo a ello… Y si quieres realizar reportes individuales para cada comercial de tu equipo eso puede robarte aún más tiempo:

  • Resultados de negocio
  • Objetivos de venta
  • Actividades de venta

Por no hablar de los datos que necesitas para elaborarlo

Para conseguir todos los datos comerciales necesitas extraerlos de vuestro sistema de gestión de ventas o perseguir a cada uno te tus comerciales para conseguirlos.

¿Cuánto tiempo crees que puede llevarte? ¿Un par de horas? ¿Medio día como mucho? Creo que medio día cada semana es demasiado tiempo malgastado, ¿no crees?

Lo cierto es que se dedica mucho tiempo en tareas poco importantes y luego no hay casi tiempo a lo que realmente importa. Para evitarlo, te recomiendo realizar los reportes mediante tu sistema de gestión de ventas.

Una vez dentro filtra a través de los campos del sistema y selecciona aquellos que miden el rendimiento de ventas. Estas son las métricas que están estrechamente ligadas a las actividades de venta que afectan directamente los objetivos y los resultados comerciales deseados.

Veamos esta cadena de actividad de ventas común como ejemplo:

Como hacer un reporte de ventas cuadro 2

El resultado deseado sobre el negocio en ese caso es aumentar los ingresos en un 25%.

Los dos objetivos elegidos para lograr este resultado final son captar más clientes y aumentar nuestra cuota de mercado en un 10%.

Ahora, las dos actividades medibles son el aumento en los clientes y las visitas comerciales mensuales.

Sabiendo esto, lo único que tienes que hacer es filtrar los campos apropiados y darle a “ejecutar” en tu sistema CRM. En cuestión de segundos tendrás un reporte de ventas preciso que podrás revisar individualmente con cada comercial. Podrás ver si no están alcanzando su objetivo de 5 clientes mensuales o si están a 6 visitas por debajo del objetivo.

Todo tipo de métricas de rendimiento de ventas son imprescindibles para ver el rendimiento de tu equipo e identificar buenas prácticas o, por el contrario, desviaciones u oportunidades de mejora.

Sea lo que sea, no pierdes tiempo en recopilar los datos, añadirlos manualmente en un Excel, ni en crear gráficos y cronogramas. De esta forma puedes invertir ese valioso tiempo en otras tareas más importantes como es el coaching de tu equipo.

Cómo hacer un reporte de ventas que ayude al coaching comercial

Bajo mi punto de vista, es vital motivar y orientar a tus comerciales y dejarles claro cuál es el objetivo de cada uno de ellos tanto a corto como a largo plazo.

Es por esto por lo que es imprescindible disponer del tiempo suficiente para reunirte con ellos y hacer un análisis de las estadísticas que se observan en los reportes de cada vendedor.  Recuerda que no hay ninguna responsabilidad tan importante como el crecimiento y desarrollo del propio vendedor.

¿Cuáles son los elementos clave de un coaching efectivo?

  • Planificación

-Conoce bien a tu equipo comercial (motivaciones, carencias, dificultades) con el objetivo de tener un plan de crecimiento y entrenamiento diferente según sus aptitudes y experiencia profesional.

-Desarrolla una línea de visión clara entre los objetivos de ventas, las acciones de ventas y los resultados esperados. Recuerda que estos objetivos tienen que ser “SMART”.

-Haz un listado de preguntas que despierten el interés del comercial en torno al funnel de ventas. No digas qué pasos seguir a tus vendedores. Si se cuestionan cómo optimizar su trabajo, se responsabilizarán mejor de él: ¿Qué clase de acción comercial está siendo más efectiva para vender cada producto? ¿Cuánto esfuerzo de ventas se está dedicando a abrir mercado? ¿Cuánto a ventas recurrentes, up-selling o cross-selling? ¿Cuánto tiempo de venta se está invirtiendo en cada tipo de cliente?

  • Follow-up

-Intenta tener reuniones One-to-one con cada uno de tus comerciales y comparte con ellos lo que te ha gustado de su performance y dónde pueden mejorar.

-La transparencia es clave: un buen director comercial crea la cultura del entrenamiento compartiendo los éxitos de la empresa y enseñando los errores cometidos, para aprender de estos. Demuestra que cada persona es única y que juntos formáis una fuerza de ventas extraordinaria.

-Enseña a través de la experiencia. La empatía es una de las cualidades mayor valoradas cuando recibes indicaciones por parte de dirección. Demuestra que sabes de lo que estás hablando porque hace unos años tú estabas en su lugar.

En resumidas cuentas, saca el máximo partido del talento que tienen. Tu estrategia de coaching debe estar edificada en potenciar las fortalezas, proporcionar oportunidades de mejora y enseñar a reconocer las debilidades para convertirlas en un motivo de superación. Un buen líder de ventas sabe convertir el talento de su equipo en rendimiento, no lo olvides.

Cómo hacer un reporte de ventas y el papel protagonista de los datos comerciales

La gestión del tiempo no es ni mucho menos la única ventaja que puedes encontrar al utilizar una herramienta de gestión de ventas. El alto índice de adopción de usuarios es otra de ellas:

Uno de los inconvenientes de los sistemas de CRM tradicionales, especialmente en las ventas de campo, es que son difíciles de usar por los equipos comerciales. Algunos de los proveedores tradicionales tienen sistemas muy potentes que, si bien son perfectos para la oficina, son extremadamente limitados cuando se trata de movilidad.

Y los representantes de ventas que realizan visitas con clientes diariamente necesitan movilidad. Necesitan una aplicación móvil intuitiva y fácil de usar que les permita registrar los datos de ventas de forma rápida y sencilla.

Si no, la inversión en un sistema de gestión de ventas no es rentable porque no lo adoptan, no entran los datos comerciales, y en última instancia, el director de ventas no tiene suficientes datos con los cuales puede elaborar el reporte de ventas.

No te olvides que los datos comerciales no son solo fundamentales para medir su rendimiento, lo son también para ellos. Si quieren revisar datos relacionados con el último pedido del cliente, pueden. Si quieren ver la última interacción con el cliente, pueden. Si quieren acceder al último catálogo digital mientras estén con un cliente, también pueden.

Un efecto en cadena de los altos índices de adopción de usuarios que se experimenta después de emplear una solución de ventas para dispositivos móviles son la calidad de los los datos. Los equipos de ventas de campo están introduciendo los datos en tiempo real; antes durante y después de cada visita comercial, sin la necesidad de volver a la oficina para hacerlo.

Esto significa que al crear el reporte de ventas puedes estar 100% seguro de su validez y, posteriormente, de las decisiones comerciales que vas a tomar.

Una vez explicadas algunas de las ventajas que suponen tener una herramienta móvil con la que realizar tus reportes de ventas, está en tus manos decantarse o no por ella. Mientras que Excel ofrece una opción básica y muy útil para equipos pequeños, si estás liderando un equipo de ventas de campo con más de 6 representantes de ventas, un sistema de gestión de ventas móvil es, sin lugar a dudas, la mejor opción. No solo ahorras tiempo que puede ser utilizado para el coaching de tu equipo, sino que también aumentas el foco y la precisión de los datos comerciales y, en consecuencia, tu capacidad para gestionar eficazmente a tu equipo comercial.

Confía en una herramienta móvil que acompañe a tu equipo y que no perjudique el rendimiento de tus vendedores ni su éxito profesional. Invierte en tu equipo comercial y llegarás a los objetivos que te marques e incluso los llegarás a sobrepasar.

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María Ranchal
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María Ranchal

Apasionada de las ventas y el marketing online, Ranchal es responsable del diseño y el lanzamiento exitoso de diversas estrategias de venta y contenidos de varios proyectos.

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