Existen un millón y medio de métodos para pronosticar el futuro ¿por qué? Porque a todos nos gustaría saber en determinados momentos lo que va pasar, por ejemplo tener claro que conseguirás ese puesto de trabajo al que le has dedicado tanto tiempo. Tienes un forecast para saber el tiempo que hará el fin de semana, otro para saber si tu equipo ganará el próximo partido, el financiero (números, números y más números), el médico, el electoral y por supuesto el forecast de ventas.

¿El común denominador? Todos y cada uno de ellos quieren predecir (y acertar) lo que sucederá en un futuro, próximo o lejano, dependiendo de cuán preciso sea el método utilizado.

Al igual que en el resto ámbitos el forecast en ventas o quizás mejor dicho el forecast de ventas “preciso” ocupa un espacio indispensable en la cartera de cualquier equipo comercial.

Una de las razones que nos obligan a dar a los pronósticos tanta importancia es porque están involucrados en muchos aspectos de la empresa. Interceden en el plan financiero, en el presupuesto de marketing, en la producción o incluso en el departamento de operaciones.

Estoy 100% seguro de que si tus pronósticos de ventas no coinciden con los resultados obtenidos, vamos que ni son buenos ni son precisos, no solo los directores van a pedirte explicaciones…

Por lo tanto, además de utilizar los forecast de ventas y fijar el tiempo que quieres proyectar, tienes que ser preciso y meticuloso para poder conseguir datos reales y fiables.

FORECAST DE VENTAS CON OSCAR MACIA

Para este artículo he querido realizar una pequeña entrevista al CEO de ForceManager, Oscar Macia,  acerca de la importancia que tiene un forecast de ventas en todos los aspectos de una empresa.

forecast ventas

Pero antes de sumergirnos en el maravilloso mundo de los Q&A, te dejo aquí la razón por la cual nació ForceManager.

Oscar Macia, CEO ForceManager, inspirado por su propia experiencia como Director de Ventas, se dio cuenta de que había un hueco en el mercado para una aplicación móvil que actuase como un asistente personal de ventas para comerciales que trabajan en movilidad. En 2011 combinando su pasión por las ventas y la tecnología, decidió traer a los vendedores de campo a la era digital creando el primer CRM móvil específicamente diseñado para ellos y sus gerentes: ForceManager.

Una vez hechas las presentaciones, empecemos con las preguntas.

Oscar, ¿qué dirías que es lo más importante en el forecast de ventas?

El forecast de ventas es el conjunto de objetivos que, por ejemplo, un equipo de fútbol lucha por conseguir a lo largo de la temporada. Dependiendo del equipo y en la categoría en la que esté tendrá unos u otros objetivos; ganar la liga, no bajar a segunda, mantenerse…etc. Y si no se fijan metas que cumplir no hay motivación ni hay juego ni hay nada ¿no crees?

Al igual que un entrenador marca unos objetivos a los jugadores en base a los resultados obtenidos la temporada pasada, el gerente de ventas ha de fijar la cuota de ventas del equipo comercial en función de los datos sugeridos en el forecast.

Los comerciales, como la mayoría de equipos de trabajo, necesitan tener una visión de lo que están haciendo: necesitan una guía para llegar del punto A y al punto B en un periodo (x) de tiempo.

También ayuda a los representantes de ventas a saber en qué acuerdos tienen que prestar más atención en ese periodo específico de tiempo, ya sean semanas, meses o trimestres, dependiendo del ciclo y el proceso de venta. Si ven que están llegando al límite de la cuota, es posible que tengan que dirigir su atención a otras cuentas del pipeline o cambiar la estrategia, de nuevo todo depende de cada situación.

Del mismo modo, para los gerentes la importancia de la previsión de ventas radica en entender cómo la compañía/representantes actúan y si se deben tomar ciertas medidas en función a los datos obtenidos.

Pero no todo es “corregir” o “prevenir” fallos, si puedes prever que vas a llegar a (x) números de ventas durante el trimestre actual, es decir conseguir los objetivos, vale la pena apuntar más alto de cara al próximo trimestre.

También puedes pensar en la importancia de ver la previsión de tus ventas cuando aún no has dado el pistoletazo de salida a tu negocio. A no ser que seas millonario, todo el mundo necesita de la ayuda de un banco para empezar. Y a los bancos les gustan los números. Especialmente los números y gráficas lineales que muestran crecimiento positivo tanto en las ventas actuales como en el pronóstico de éstas.

Antes de la entrevista has mencionado la precisión como elemento clave en todo lo que haces. ¿Por qué es tan importante en los pronósticos?

Si el forecast de ventas es preciso, manteniendo las expectativas del mercado, las acciones subirán y viceversa; un mal pronóstico podría hacer, en caso de una compañía en bolsa por ejemplo, que la acción caiga. Afecta la línea de flotación especialmente cuando trabajas en una industria como el software donde no tienes cosas tangibles que vender.

De hecho, he trabajado en compañías donde en lo único que pensaban era en el precio de las acciones: era el principal objetivo de nuestro pronóstico. Incluso recuerdo a un CEO en particular que literalmente diseccionaba los pronósticos de ventas de mi equipo; nos preguntaba lo que habíamos hecho para llegar a esos números y quería que detallásemos todo exhaustivamente y la mayoría de las veces nos hacía repetirlos y mejorarlos puesto que el precio de las acciones dependía mucho de la previsión.

¿Qué pasa cuando haces un mal pronóstico de ventas?

La verdad que puede afectar en muchos aspectos del negocio, sobre todo en la inversión.

Por ejemplo, digamos que trabajas en la industria de fabricación y montaje de bicicletas. Cada bicicleta que construyes contiene un número determinado de piezas diferentes:

  • (2) frenos
  • manillar
  • cadena
  • (2)ruedas
  • sillín
  • (2) pedales
  • (2) llantas

Sé que las bicicletas están hechas de muchos más componentes, pero para este ejemplo creo que será suficiente.

Por lo tanto, si pronosticas que has de vender (x) número de bicicletas para el próximo trimestre o año, deberás asegurarte de tener suficiente stock para poder cumplir con la tasa de generación de demanda.

El departamento de stock tiene que tener todo por escrito al milímetro para saber cuánto comprar, calcular el tiempo que van a dedicar a la producción así como las horas y la mano de obra necesaria para completar el proyecto a tiempo.  

Entonces, si no tienes un forecast de ventas preciso con la cantidad de bicicletas que esperas vender para el próximo trimestre, tendrás un efecto dominó: stock innecesario, mano de obra…todo ello en consecuencia del primero va a afectar a los presupuestos, a la próxima inversión, en definitiva a todo el negocio.

¿Hay otras áreas donde se pueda ver la importancia de la previsión de ventas?

Como director de ventas tu imagen se va a ver afectada en toda la compañía.

Algunos se preguntarán:

¿Por qué debería importarme lo que la gente piensa de mí?”

Yo creo que es muy importante lo que tu equipo piensa de ti. Si tienes una mala reputación el trabajo en sí y las relaciones entre tu departamento y el resto de departamentos van a suponerte un gran desafío.

Tuve una vez en mi equipo a un comercial que siempre tenía un bajo rendimiento, pero a la vez era muy preciso con su pronóstico. Ahora prefiero tener a alguien así que a alguien que tenga altos y bajos en sus resultados de ventas: porque el primer mes supera su target pero en el siguiente no llega ni al 50%.

Utilizando como ejemplo al comercial con bajo rendimiento pero a la vez muy preciso:

Ha pronosticado que va a llegar al 60% de su target. En base a su pronóstico puedes tomar las medidas adecuadas. Una solución sería revisar su pipeline, oportunidad por oportunidad, acuerdo por acuerdo, con el fin de encontrar la razón por la cual no espera conseguir ese 40% restante.

Al hacerlo, puedes encontrar que hay algunas ofertas que pueden cerrarse. Pregunta y consulta con tu equipo.

  • ¿Crees que existe otro responsable de toma de decisiones con el que podamos comunicarnos?
  • ¿Crees que podríamos acelerar este trato?
  • ¿Hay algún acuerdo en el que la ayuda de alguien con un cargo superior pueda suavizar las cosas?
  • ¿Hay alguna oportunidad del próximo trimestre que podamos impulsar en éste?

Pero acuérdate que esto solo es posible si construyes una relación de confianza con tu equipo, si se equivocan con sus pronósticos, jamás podrás darle credibilidad a lo que hacen.

Y por último Oscar, tienes algún que otro consejo sobre la importancia del forecast de ventas para los nuevos representantes comerciales de campo?

Recomendaría mantener o completar una lista semanal guardada con las ofertas clave. Tanto tú como tu equipo tenéis que ir haciendo seguimiento de lo que va pasando, por encima de todo, tienes que ser tú el que ha de estar al corriente de las oportunidades de cada uno de tus comerciales.

También es vital que cuando estás usando alguno de los métodos cuantitativos de previsión de ventas los datos históricos que utilices sean precisos.

Es tan importante…que nunca me voy a cansar de repetirlo.

Podrías estar usando la técnica más sofisticada del mundo para pronosticar tus ventas con un equipo top, digamos los 10 mejores científicos especializados en datos, eso sería perfecto ¿no?  

Pero si los datos no son precisos, no están actualizados o, lo que es peor, faltan la mayoría de ellos… lo mejor que puedes hacer es mojarte el dedo índice, levantarlo hacia arriba y ver hacia dónde sopla el viento.

Afortunadamente, hoy existen aplicaciones de gestión de ventas como ForceManager que, a través de su simplicidad y facilidad de uso, motivan a los representantes de campo a cargar datos en tiempo real entre visita y visita.

Desde mi experiencia, una de las barreras se encuentra en la entrada de datos a los antiguos y complejos sistemas CRM, porque resulta complicado y se invierte demasiado tiempo, por lo tanto los comerciales lo rechazan. Por ejemplo, en el caso de los comerciales de campo, si una herramienta no está diseñada para que su uso en la carretera sea intuitivo es probable que tu equipo no lo use en el tiempo y forma correcta.

Mi último consejo es ser exigente. Haz muchas preguntas a tu equipo de ventas. No permitas que se cierren en banda. Tenéis que hablar entre vosotros y ellos tienen que ser capaces de responder cuando por ejemplo estás buscando información específica o quieres entrar al detalle en uno de sus acuerdos:

  • ¿Con quién estás hablando?
  • ¿Es un responsable o estás perdiendo el tiempo?
  • ¿Tiene autoridad sobre el presupuesto?
  • ¿Por qué no está progresando el acuerdo?

Como ya bien sabrás, los representantes no son siempre los más abiertos o comunicativos cuando se les pide que sean más claros en ciertos asuntos. Puede que incluso sean demasiado positivos con su pronóstico. La comunicación con tu equipo y la exigencia en tener un forecast de ventas ajustado es clave si quieres que tus números sean precisos y fiables.

En conclusión, está claro que la importancia del forecast de ventas va mucho más allá de los límites del departamento de ventas, todos los departamentos, Operaciones, Dirección, Producción…incluso Marketing, están conectados en mayor o menor medida. Aprender a hacer un pronóstico de ventas y hacerlo con precisión es y, debe ser, una de las prioridades de cualquier gerente de ventas de campo.

Muchas gracias por tu tiempo Oscar.

 

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