L’importanza dei report vendite non è mai troppo sopravvalutata: si tratta di strumenti che aiutano i manager a monitorare le prestazioni del proprio team di vendita, a pianificare strategie commerciali efficaci, valutare l’efficacia delle previsioni di vendita e, soprattutto, mantenendo o riducendo la durata del ciclo di vendita.

L’importanza dei report vendite: un’intervista con Marta Segarra

Per questo articolo abbiamo scelto di condurre una breve ma approfondita intervista con Marta, Sales Operations Manager di ForceManager e, probabilmente, una delle persone più qualificate per parlare di quanto conti avere dei buoni report di vendita. Ma prima d’immergerci nel cuore dell’argomento, permettici di raccontarti qualcosa su di lei.

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Marta ha una laurea e un master in Ingegneria Industriale conseguiti all’Università della Catalogna e si è specializzata in organizzazione e gestione industriale. Fin dall’inizio della sua carriera è sempre stata attratta dal mondo delle vendite, in particolare dallo sviluppo ed implementazione di strategie commerciali e dalla formazione delle reti vendita.

In qualità di Head Consultant per il Barna Consulting Group ha gestito diversi progetti in molte multinazionali, lavorando per potenziarne gli agenti sul campo.

Marta, come descriveresti il tuo ruolo di Sales Operations Manager qui in ForceManager?

Il mio ruolo è offrire supporto al direttore commerciale implementando strategie di vendita, organizzando le sessioni di formazione per gli agenti, monitorando lo stato di avanzamento degli obiettivi chiave, preparando i report settimanali, etc. Diciamo che potrei essere definita come uno “chaffeur delle vendite” che accompagna il direttore verso gli obiettivi, permettendogli di concentrarsi sugli aspetti più importanti del suo lavoro: supportare e guidare la rete vendita nel chiudere più trattative in maniera più rapida ed efficace.

Mi occupo anche di:

  • Verificare le performance del nostro team commerciale
  • Assicurarmi che abbiano tutto il supporto necessario alle trattative
  • Fare da collegamento tra l’ufficio marketing e quello vendite.

Nella mia esperienza, moltissima aziende sono prive di una linea di comunicazione chiara e diretta tra queste due aree importantissime, nonostante lavorino in due settori assolutamente complementari.

Per farti un esempio, il marketing ha il compito di creare i contenuti e il materiale informativo di supporto ai commerciali: se tra i due uffici non c’è intesa e coordinamento, tutto il processo di vendita corre il rischio d’incepparsi.

Ecco perchè serve una figura che faccia da punto di collegamento e che si assicuri che tutti lavorino nella stessa direzione.

 

Sembra che il tuo lavoro ti richieda di essere in più luoghi contemporaneamente, o sbaglio?

Esattamente! Sono qui per supportare il direttore commerciale nel mantenere il processo di vendita il più fluido ed efficace possibile. Il lavoro quotidiano di un sales manager è incredibilmente complesso e per questo è fondamentale avere il maggior supporto possibile, non solo per togliere pressioni e stress ma anche per supportare gli agenti sul campo.

Qual è la vera importanza dei report vendite?

I report di vendita sono estremamente importanti per il management, dal momento che sono il principale strumento con cui possono monitorare entrate, stato delle trattative, opportunità, efficacia delle loro linee di vendita e ogni altra metrica che ritieni importante quando costruisci il tuo report.

Purtroppo ritengo che la loro importanza venga invece un po’ sottovalutata dai venditori sul campo che non sempre percepiscono il valore di avere informazioni contestualizzate.

Per esempio, se un commerciale alimenta ForceManager (o un altro gestionale vendite mobile) con dati aggiornati in tempo reale, quando dovrà prepararsi per la visita successiva, avrà  tutto quello che gli serve a portata di click. Nel mio percorso professionale ho lavorato con venditori che mi assicuravano dicendo “non preoccuparti, ogni cosa che accade è archiviata in sicurezza nella mia testa e se hai bisogno di qualcosa, chiedimi pure…”

Alcune persone hanno davvero una memoria eccezionale e sono capaci di ricordarsi anche i più piccoli dettagli ma se devi gestire un portafoglio clienti di dimensioni importanti, sono convinta al 100% che qualche informazione verrà persa di sicuro.

La grande importanza di avere report di vendita creati dal punto di vista di chi è sul campo è che permettono di riassumere ed evidenziare esattamente quante trattative hanno in ciascuno stadio di tutto il processo di vendita. Inoltre permettono di raccogliere tutti i dati chiave di ogni opportunità e trasformarli in appunti più facilmente digeribili e comprensibili prima di ogni visita, migliorando la preparazione del singolo venditore che sta per entrare in una riunione con il cliente.

Dal punto di vista del direttore vendite, il punto di forza di un report vendite sta nella capacità di evidenziare facilmente le performance del proprio team, individuando punti deboli nell’acquisizione di clienti, aiutando gli agenti sul campo nella chiusura delle trattative e, più un generale, nel miglioramento delle proprie performance, riducendo i punti deboli e individuando trend positivi in specifiche aree assegnate.

E questo è tremendamente importante perchè se un direttore vendite non ha una chiara visione di ciò che accade, non può aiutare concretamente nessuno dei suoi collaboratori.

Un altro problema piuttosto comune che ci permette d’inquadrare l’importanza di questo strumento è la perdita dei dati. Se lavori o hai lavorato in una rete commerciale piuttosto grande, avrai vissuto anche tu le difficoltà insite in un massiccio turnover dello staff: di per se non si tratta di nulla di particolarmente grave. Le persone nel mercato del lavoro di oggi sono in costante movimento, alla ricerca di nuove opportunità per la loro carriera.

Ma quando un’azienda non ha un sistema centralizzato per la gestione dei report di vendita, allora possono sorgere i problemi. In particolare si corre il rischio che moltissime informazioni cruciali siano in possesso dei singoli venditori e che, quando questi cambiano azienda o percorso professionale, tutti i dati vadano persi. Se invece si lavora con un CRM, nel momento in cui verranno ridistribuiti i clienti ai nuovi agenti, il management potrà beneficiare di una visione a 360 gradi su tutte le passate attività!

E per quanto riguarda le performance del tuo team, che importanza hanno i report vendite?

In  ForceManager, tutti i contatti che i venditori hanno con i clienti vengono riportati in tempo reale: telefonate, email, visite… Si tratta di qualcosa d’incredibilmente semplice da fare grazie all’usabilità del nostro software e alla possibilità di farlo attraverso comandi vocali.

Grazie a tutte queste informazioni organizziamo riunioni settimanali (di persona e online con coloro che lavorano a livello internazionale o non possono essere in ufficio) coinvolgendo i venditori e gli SDR  e discutendo su come sta procedendo l’acquisizione dei nuovi clienti, oppure approfondendo alcune buone prassi per gestire la propria pipeline di vendita. Verifichiamo e condividiamo anche:

  • Nuove opportunità create
  • Il numero delle nuove visite
  • La natura delle conversazioni avute con i clienti
  • Quali sono le loro opinioni ed eventuali avanzamenti sugli stadi delle trattative.

In questo caso l’importanza del report settimanale vendite è chiara: permette al direttore commerciale, ai responsabili delle operazioni e, contemporaneamente, ai venditori sul campo di avere una visione globale dello stato delle trattative e dove potrebbe essere necessario spingere di più per raggiungere con certezza gli obiettivi presenti nelle previsioni vendite.

Nel nostro modello ci sono 5 diversi stadi, collegati alla probabilità di chiusura che ha ciascuna opportunità, allo stadio d’avanzamento dei colloqui e alle azioni che sono state valutate. Inoltre con ForceManager abbiamo personalizzato i report per ciascun venditore, permettendoci così di snellire le riunioni e concentrarsi sugli aspetti più importanti:

  1. ARPA (Average Revenue Per Account, ovvero entrate medie per ciascun commerciale)
  2. Opportunità e stato d’avanzamento
  3. Previsioni del trimestre
  4. KPI e attività
  5. Account inattivi negli ultimi 15 giorni

In che modo i report vendite aiutano a migliorare o a mantenere alte le performance dei tuoi venditori?

Hanno un ruolo fondamentale nell’individuare quali sono i bisogni reali del nostro team e quali aspetti specifici del ciclo di vendita vanno supportati. Per esempio se ad un commerciale è stato dato l’obiettivo di aumentare le entrate da nuovi potenziali clienti del 10% ma è arrivato solo al 4%, grazie ai report delle attività di vendita, possiamo scoprire che ha fatto solo una parte delle visite ai nuovi prospects fatte dai suoi colleghi e, ovviamente, ciò si traduce in una diminuzione degli affari generati da questo specifico settore. In qualità di manager puoi intervenire in maniera tempestiva, offrendo supporto o formando meglio il tuo collaboratore.

Inoltre se, per esempio, hai lanciato un nuovo prodotto ma ti rendi conto che non viene venduto molto dai tuoi agenti, puoi sfruttare questa consapevolezza per formare la tua rete sul suo utilizzo in modo da renderli più sicuri durante le vendite o per migliorare il loro approccio ai clienti.

Un buon report vendite può aiutarti anche nell’identificar aree di potenziale miglioramento nelle performance del tuo team.

Quando organizziamo sessioni formative, cerchiamo di concentrarci sull’empatia e sul ruolo importante che gioca nella creazione di relazioni durature. In altre parole ci permette di mettere i nostri venditori nei panni dei clienti: solo così possono fornire loro vero valore aggiunto!

Infine voglio dirti una cosa che ha avuto particolare successo nel migliorare le performance del nostro team commerciale qui in ForceManager: la formazione sul campo.

Quando un report vendite ci indica che c’è una bassa percentuale di conversione nelle visite dirette al cliente, valutiamo la possibilità di far partecipare anche il direttore commerciale alle attività, in modo da avere una migliore percezione di cosa sta succedendo e di come aiutare la squadra.

Spesso si scopre che i venditori non hanno preparato correttamente le visite, apparendo come poco interessati o poco attenti, cosa che può indisporre un acquirente. Altre volte si scopre che sono molto bravi nel presentare il prodotto, nel descriverne le caratteristiche e la capacità di risolvere i problemi dell’interlocutore ma, arrivati al momento di chiudere, sono poco determinati o mancano della giusta dose di grinta per farcela.

Al netto di quali possano essere i problemi, l’importanza dei report di vendita sta nella capacità di evidenziare queste difficoltà agli occhi del management che può intervenire rapidamente e con efficacia.

Un ultima domanda, Marta: che importanza hanno i report vendite nel tenere alta la motivazione del tuo team?

Penso che le motivazioni dei venditori cambino da persona a persona: ovviamente l’aspetto finanziario è centrale (come in tutte le professioni che ruotano attorno a questo settore) ma dalla mia esperienza, i commerciali sono persone con forte motivazione, abituate a guardare molto ai risultati ottenuti.

Da questo punto di vista i report vendite giocano un ruolo centrale nell’evidenziare punti di forza e debolezze di ciascuno, permettendo ai direttori di creare un percorso formativo personalizzato, fatto su misura in base alle loro specifiche necessità!

Un approccio che puoi utilizzare è il metodo a “sandwich”:

  1. Spiega e valorizza ciò che stanno facendo bene.
  2. Aree di potenziale miglioramento.
  3. Concludere motivandoli ed incoraggiandoli per il prossimo appuntamento, settimana o trimestre.

La strategia che utilizziamo qui a ForceManager è fissare gli obiettivi agli inizi di ogni trimestre. Una volta definito tutto, organizziamo regolarmente degli incontri individuali dedicati a comprendere meglio quali siano le aree che ciascun venditore può potenziare. Questo non solo dimostra ai commerciali un sincero interesse verso le loro performance e il miglioramento delle competenze, ma li mantiene concentrati e li spinge ad ottimizzare tempi e risultati.

Se c’è una che un venditore odia è essere distolto dalle vendite per sedersi e partecipare ad una delle solite riunioni formative (spesso poco pratiche o mal organizzate).

In conclusione, è chiaro che l’importanza dei report vendite va ben oltre i confini e le responsabilità dell’area commerciale; tutte le parti dell’azienda, dal marketing alle operazioni, passando per il management, il reparto produzione e anche le risorse umane, sono coinvolte. I report di vendita aiutano i manager a formare, motivare e migliorare le performance dei rispettivi team, dando il giusto valore alla qualità del lavoro e all’organizzazione, elementi che dovrebbero essere sempre tra le priorità di ogni rete commerciale!

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