El análisis de los datos comerciales es una de las funciones de un representante de ventas que según mi experiencia supone un gran desafío para todos los miembros de un equipo comercial: resulta muy complicado recopilar, entender y analizar los datos de venta obtenidos al final del día.
La buena noticia es que no necesitas una licenciatura en ciencias matemáticas para saber medir el rendimiento de tus actividades, es decir, las métricas de ventas. De hecho, debido a la naturaleza impredecible de las ventas podrías incluso discutir que tienen más de arte que de ciencia.
Por lo tanto, la habilidad para analizar las métricas de venta, garantizar su validez y por encima de todo su precisión, es y sigue siendo una de las funciones de un representante de ventas. Así que, dejémonos de introducciones y pasemos a los datos:

Funciones de un representante de ventas: escoge las métricas correctas

En la actualidad existen mil y una métricas que pueden ser monitorizadas y muchas veces los representantes de ventas suelen sentirse sobrepasados con tantos números y datos. Además, tener que descifrar los largos y difíciles informes de ventas de los CRM tradicionales generan estrés y en muchos casos un buen dolor de cabeza. Todo ello hace imposible que los representantes de ventas mantengan el foco en lo que realmente importa: centrarse únicamente en las métricas que están generando movimiento en tu negocio.

Reúne a tu equipo, poned las cartas sobre la mesa y preguntaros: ¿Qué es lo que queremos saber?, ¿cuáles son los datos más importantes?, ¿la tasa de conversión o el volumen de visitas? o por el contrario, ¿son los ingresos?… Una vez deis con ello, sabrás qué métrica tienes que utilizar.

Hoy en día tenemos una infinidad de métricas para analizar los datos pero es tarea imposible controlarlas todas. Los representantes de ventas se estrujan la cabeza y se acaban frustrando cuando tienen que analizar y conseguir datos servibles de cada una de las métricas. A cada empresa, dependiendo de sus objetivos, le serán más útiles unas métricas u otras. El hecho de centrarse solo en las que realmente os dan datos relevantes para el negocio permite liberar tiempo que dedicar en otras tareas, corregir fallos y a fin de cuentas progresar en la gestión de las ventas.

Me gustaría proponerte un método muy interesante que encontré en el libro de Jason Jordan Cracking the Sales Management Code

Mi objetivo es conseguir que no le des mil vueltas a las métricas y que encuentres la forma más sencilla de analizar tus datos. Es tan sencillo que, de hecho, solo quiero que te centres en analizar una de las métricas siguientes:

  • Actividades de venta
  • Objetivos de venta
  • Resultados de negocio

Piensa en ellas como si fueran tres bloques conectados en forma de pirámide:

  • Las actividades de venta nos conducen hacia los objetivos de venta
  • Los objetivos de venta nos llevan a los resultados de negocio
  • Los buenos resultados de negocio hacen que un equipo funcione y progrese

Funciones representante ventas 1

Lo que me gustaría que hicieras es empezar desde la parte más alta de la pirámide, es decir, con los resultados de tu negocio; siempre empieza el juego sabiendo los resultados que has de conseguir. Por lo tanto, tú como representante de ventas vas a desempeñar tus labores comerciales en base a estos resultados de negocio.
Por otro lado, tenemos que elegir los objetivos que te van a llevar a la obtención de estos resultados comerciales.
Como los resultados de tu negocio suelen ser los ingresos en cuestión, algunos objetivos de venta pueden ser:

  • Adquirir nuevos negocios
  • Aumentar la cuota de mercado
  • Mejorar la cuota de cartera

Obviamente los objetivos que escojas deberían de contribuir o directamente conseguir los resultados de negocio marcados. La clave que debes recordar aquí y, quizás una de las funciones más importantes de un representante de ventas, es saber seleccionar la forma más fácil, efectiva y eficiente al elegir aquellos objetivos que tienen mayores posibilidades de éxito.

Ahora debes de hacer el mismo proceso que has utilizado para tus objetivos de venta, pero con las actividades de venta:

Por ejemplo, si has elegido buscar nuevos negocios como uno de los objetivos de ventas, entonces aumentar el número de prospectos es lo más indicado.

Del mismo modo, si uno de tus objetivos de venta es aumentar la cuota de mercado en general, entonces considerar pequeñas o medianas empresas del mercado que no hayan sido explotadas previamente sería una buena opción.

Llegados a este punto ya deberías de haber construido una pirámide de métricas parecida a esta:

 

Funciones de un representante de ventas 2

Ahora que ya tenemos las fases de nuestra cadena hechas es el momento de añadir algunos números importantes a cada uno de los objetivos para poder medir eficazmente el trabajo de tu equipo:

Funciones representante de ventas 3

Como puedes ver en el gráfico de arriba, aplicando una serie de números a la cadena de procesos, podemos analizar con exactitud la importancia de las métricas a la hora de conseguir llegar a los targets.

No hay razón para dedicarle tu valioso tiempo al análisis de datos que no afecta de manera directa a los resultados de tu negocio. Recuerda que la gestión del tiempo no es solo importante para tus comerciales, tal y como explicamos en este artículo, sino que también es crucial para ti si al final del día quieres conseguir buenos resultados.

¡No nos olvidemos tampoco de aquellos representantes de ventas agobiados con tantos datos! Con este método, desglosas y limitas tu análisis a métricas que solo afectan a lo que tú quieres medir y eso hace que tu vida sea mucho, mucho, más sencilla.

Funciones de un representante de ventas: sé preciso con los datos

Existe un término muy conocido e utilizado en inglés “Garbage In, Garbage Out” que si traducimos al español seguiría teniendo el mismo sentido “Entra basura, sale basura”

Es un frase muy utilizada en temas de tecnología que en resumidas cuentas significa que si alimentas el sistema de tu ordenador con información y datos basura (incompletos, con fallos…etc.) entonces lo que producirás, a cambio, serán un montón de informes de venta erróneos y malas predicciones.

Para aquellos representantes de venta que son muy precisos a la hora de evaluar el rendimiento de las ventas, incluso predicen y pronostican los ingresos para el próximo trimestre, estos informes basura les van a suponer una pérdida de su tiempo y se acabarán hartando de tanto sin sentido.

Dicho esto, ¿qué crees que podríamos hacer al respecto?  

Una manera de asegurar la precisión de los datos  cuando diriges un equipo de ventas de campo es considerar la idea de hacerse con una App 100% móvil que haga de asistente de ventas como ForceManager. Así tu equipo puede entrar datos en tiempo real y si lo hacemos al momento, siempre nos acordamos de todos y cada uno de los detalles. Vamos, que tienes acceso total y en el momento que quieras a tu CRM: cómo, dónde y cuándo quieras. ¿Qué más se puede pedir?

Pongamos como ejemplo a dos representantes comerciales que venden piezas de automóviles.

-Representante de campo (1) tiene la ayuda de un CRM móvil
-Representante de campo (2) utiliza su bloc de notas (papel y bolígrafo)

Ambos representantes tienen 3 visitas programadas para hoy en su calendario:

La primera visita, a 20 minutos conduciendo desde su casa, es un cliente regular que solo necesita una visita de control y el pedido habitual. Quiere el mismo número de unidades que los últimos 3 meses con un posible aumento en el futuro debido a una promoción de productos de temporada.

El representante (1) actualiza rápidamente el CRM vía smartphone con el número de unidades pedidas además de una nota adicional sobre la campaña de productos de temporada.
El representante (2) anota el número exacto de unidades en su bloc de notas y a modo de ‘nota mental’ se guarda todo lo relativo a la promoción.

La segunda visita no va a ser tan fácil…

En esta segunda visita, dos de las unidades entregadas en el pedido anterior no solo han llegado tarde, sino que también están en mal estado. Tienen que devolverlas a las oficinas y preparar un nuevo envío con los mismos productos pero esta vez asegurándose de que funcionen como es debido.

Además de esto, el cliente quiere realizar el mismo pedido que hace todos los meses, así como 5 unidades adicionales, teniendo en cuenta que cada una de ellas tiene un diseño y dimensiones personalizadas.

El representante (1) actualiza toda la información al momento en su CRM móvil, mientras continúa la conversación con su cliente. Al mismo tiempo en oficinas, tanto el gerente como  atención al cliente ya tienen todos los datos a gestionar gracias al CRM móvil: solucionar pedido defectuoso y gestionar 5 nuevas unidades personalizadas.
El representante (2) por el contrario, no puede actualizar el CRM en tiempo real, pero llama a oficinas para informar de las unidades defectuosas y del pedido mensual. Sin embargo, para cuando regresa al coche ya se ha olvidado de algunas de las medidas personalizadas de esas 5 unidades nuevas.

La tercera y última visita es una pesadilla, os pongo en contexto:

Este cliente en particular tiene planeado abrir tres talleres de coches más. Cada taller requiere de diferentes piezas para el chasis de los coches; con diferentes tamaños, medidas, colores…y lo necesita todo en los próximos meses. También ha solicitado un aumento del número de unidades del pedido ordinario para los talleres que ya tiene en funcionamiento.

El representante (1) es capaz de hablar con total tranquilidad con el cliente sobre la apertura de las nuevas tiendas, las unidades que necesita, las fechas estimadas y al mismo tiempo incluirlo todo en su CRM móvil.
El representante (2) trata de escribirlo en su bloc de notas, incluyendo las unidades con sus medidas y colores pertinentes además de una pequeña nota sobre el aumento de unidades para los talleres ya existentes. Como no tiene acceso al CRM, el viernes tendrá que acercarse a la oficina e introducir todos los datos recogidos a lo largo de la semana (ten por seguro que los datos van a estar incompletos).  

Entiendo que esto son solo tres escenarios de venta hipotéticos que pueden no ser relevantes en tu proceso de ventas, pero úsalos para comparar una aplicación de ventas móvil con un CRM tradicional y así verás las ventajas que la precisión en el análisis de datos supone para los representantes de ventas.

Recapitulemos,

Recuerda, el representante (2) tuvo que hacer una nota mental de lo que el cliente quiere en las dos primeras visitas además de actualizar la información al final de la semana. Y quiero que te preguntes, ¿por qué es eso malo?

  1. Puede olvidarse de todos los datos
  2. Puede que solo haya registrado una parte de lo sucedido y de lo que necesita el cliente en futuros pedidos
  3. Si se acuerda de la información correctamente, entrará los datos tarde y posiblemente tendrás errores en los resultados del pronóstico trimestral
  4. El cliente puede que reciba las unidades incorrectas en el momento equivocado con las medidas equivocadas
  5. Los datos del cliente corren el riesgo de perderse si su información está en un bloc de notas o desaparecer para siempre si el representante deja de trabajar para la empresa

¿Empiezas a darte cuenta de algunos de los peligros que supone la inexactitud a la hora de recopilar datos?
En resumen, la capacidad para analizar los datos de una forma eficaz se reduce a:

  1. Centrarse en los datos que afectan directamente al resultado de tu negocio
  2. Asegurarse de que los datos son correctos y precisos

Para ello te resultará más fácil utilizar un CRM móvil, encontrarás que los problemas de precisión de datos mencionados anteriormente podrían evitarse por completo, además de poder personalizar informes específicos analizando solo los datos que necesitas.

Así que hazlo fácil y ¡trata de no complicarte más la vida!

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