4 claves para tener los gastos de viaje de tu empresa bajo control

Cada vez son más los empleados que se desplazan por trabajo durante su jornada laboral. Eventos, reuniones, visitas a clientes fuera de la ciudad e incluso del país, forman parte del día a día de muchas compañías. Si en tu empresa también hay muchos gastos de viaje, como dietas y kilometraje, en este artículo encontrarás las claves para tenerlos controlados.

Los desplazamientos por trabajo son cada vez más habituales en muchas compañías. La lista de gastos cada vez es más larga: billetes de tren, tiques de taxis, comidas, parkings, noches de hotel, y no olvidemos de la famosa gasolina, claro. Un suma y sigue que puede suponer un gran gasto económico para la empresa.

Si tu compañía también es de las que cada vez genera más gastos de viajes, aquí tienes 4 consejos para mantener estos costes a raya:

1. Ten claro el presupuesto disponible. Aunque parezca obvio, el primer paso es tener claro de qué dinero disponemos para los gastos de viaje. Se deben tener en cuenta muchas consideraciones en la planificación de un presupuesto, cómo cuáles y cuántas serán las necesidades previsibles para el negocio en el próximo año, o si los centros de trabajo estarán en el mismo lugar o en distintas zonas.
2. Delimita qué tipo de gastos por desplazamiento y kilometraje tendrá cubiertos cada empleado. Es muy importante definir qué costes tendrá cubiertos cada trabajador y si hay un presupuesto limitado para ellos. También debemos fijar cuándo y qué hacer cuando superemos ese límite. Y es que la política de gastos de viajes de empresa debe definir el proceso y los indispensables para justificar cualquier tipo de coste de viaje.
3. Controla el listado de las facturas y recoge y archiva adecuadamente todos los recibos.
4. Digitaliza y automatiza el proceso. Reportar y administrar los gastos de empresa es tedioso para ambas partes: para el equipo de finanzas porque es el encargado de contabilizar los gastos de la empresa, y para el trabajador que se desplaza por trabajo porque ya tiene suficientes cosas en su cabeza cuando viaja (la documentación para sus reuniones, qué llevar en la maleta, los horarios, etc.) como para pensar en el papeleo que generan los desplazamientos.

Una solución práctica es contar con una plataforma digital que digitalice y automatice  el proceso. Una vez los gastos están digitalizados durante la fase de reporte, es posible automatizar una serie de actividades comunes en las fases posteriores de la gestión de gastos como la comprobación de políticas de gasto, la conciliación bancaria o los cambios de divisa.

De esta manera ganaremos en visibilidad sobre los costes generados en la compañía y en reducción de los recursos necesarios, ya que la mayoría se realizan sin intervención humana. Por lo tanto, ahorraremos en tiempo y en errores de tareas manuales y ganaremos en operatividad y eficiencia.

Independientemente de estos consejos específicos, también tenemos que tener en cuenta que una buena práctica general para administrar de forma correcta los costes ocasionados por los desplazamientos en la empresa es realizar un estudio de movilidad de la misma. Ésto nos permitirá identificar puntos de mejora y evitar costes innecesarios en la gestión de la movilidad empresarial. Para realizar un buen análisis de movilidad hay que revisar factores básicos que determinarán la estructura y los recursos se necesitan: tener claro quiénes son las personas que se desplazarán para cumplir sus funciones, identificar los departamentos que viajan y la casuística de sus viajes, estimar el área geográfica que alcanza el negocio y la frecuencia de los viajes. Con este estudio y los consejos descritos anteriormente tendrás los gastos de viaje de tu empresa bajo control.

Este post ha sido realizado por Captio.

Captio es la plataforma líder en el mercado español para la gestión de gastos de viaje. Captio ayuda a las empresas a controlar mejor sus gastos y descubrir nuevas oportunidades de ahorro.