El informe de ventas de una empresa mide el rendimiento de las acciones comerciales llevadas a cabo por el equipo comercial en un periodo de tiempo determinado. Estos informes son fundamentales para cualquier director de ventas ya que les ayuda a gestionar el departamento; dando soporte continuado en los procesos de ventas además de acompañar a su equipo en todo momento para mejorar y mantener un alto nivel de eficiencia y productividad.

Por lo tanto, en base a los resultados de cada vendedor obtenidos en el informe de ventas de una empresa, el director puede delegar, gestionar y analizar. ¿Cómo? Mediante una comunicación eficaz. Pero, ¿podemos mejorar el rendimiento profesional con una comunicación eficaz? La respuesta es sí. La productividad tiene que ver, entre otros factores, con la comunicación. Si somos capaces de transmitir con claridad y precisión lo que queremos de nuestro equipo, generando confianza y apoyo total, construiremos un espacio verdaderamente cohesionado que ayudará al equipo en la mejora de sus resultados.

La comunicación director-vendedores eje fundamental del informe de ventas de una empresa

La comunicación entre el director comercial y los vendedores debe estar regida por los resultados de ventas para lo cual debe ser una comunicación profesional a la vez que continuada.

¿Porque la comunicación debe ser continuada?

Un buen director comercial ha de estar siempre en contacto con sus vendedores y estos deben tenerlo a su disposición para ofrecerle soporte y consejos sobre una operación, clientes o cualquier problema que se pudiese ocasionar.

Pero el hecho de que haya una comunicación continua no quiere decir que el vendedor perciba que su superior está todo el día encima de él dándole instrucciones, micro-controlando su jornada laboral y dando lecciones de por qué ha hecho esto o cómo lo debería haber hecho.

Veamos pues los dos escenarios en donde la comunicación cobra un papel protagonista:

  1. Reuniones
  2. ‘Coaching on the job’

El informe de ventas de una empresa en las reuniones de equipo

Como es lógico, las reuniones del departamento comercial son el escenario idóneo para que exista una comunicación real entre director y vendedores. ¿Cómo ha de ser esta comunicación?

  • Oficial
  • Bidireccional
  • Concisa
  • Respetuosa
  • Efectiva

¿Y cada cuánto deberían de hacerse estas reuniones? La respuesta es sencilla: con regularidad. Hay quien las hace los lunes a primera hora, otros los viernes a última, etc. pero lo importante es su periodicidad semanal.

¿De qué se habla en las reuniones? De funnel de ventas, de ventas realizadas, del estado de las oportunidades, planificación de la semana entrante, discusión de actividades hechas y por hacer, casos de mejora, objeciones…etc. Parece obvio, pero en todas las reuniones (no solo las del departamento de ventas) se pierde mucho el foco de los temas realmente importantes que van a influir en los procesos de venta, con otros temas que no lo son tanto. Para evitar dicha situación es recomendable elaborar un guión con los puntos a tocar y el tiempo estimado que se le ha de dedicar:

Antes de todo, las reuniones dependen del informe de ventas de una empresa, por lo tanto, en función del sector en el que trabajes, los informes serán semanales, mensuales o cuatrimestrales. Por ejemplo, si la empresa vende maquinaria lo normal es que se midan los resultados de cada comercial de forma mensual o incluso trimestral ya que son procesos de venta más largos. En cambio, si tu empresa trabaja en la venta diaria medirán sus resultados diariamente.

  • Previamente a la reunión

El director comercial elabora y envía un email a los vendedores con el orden del día de la reunión siempre teniendo en cuenta el informe de ventas. (Previamente los vendedores ya han reportado las actividades de la semana anterior junto con su funnel de ventas).

  • Durante la reunión

Cada vendedor cuenta las operaciones cerradas de la semana anterior y comenta su funnel haciendo referencia a sus operaciones más relevantes con la fecha probable de cierre y lo que necesita para lograrlo. Como recomendación, calificaría las oportunidades en un mínimo de 5 estados diferentes en función de la probabilidad de cierre que tiene y de lo avanzada que está en la decisión. De esta manera tanto el director como el equipo delimita de la misma manera en qué punto están dichos procesos.

También su planificación para la próxima semana y si hubiera alguna incidencia.

El director ha de dar una serie de recomendaciones al vendedor en base a lo explicado, hay un breve intercambio entre ambos y se pasa al siguiente comercial y así sucesivamente.

Cuando todo el equipo ha hablado, el director informa de aquello relativo a todos, tanto de empresa como de clientes.

Al final, se propone un tiempo de opiniones sobre mejoras o dudas importantes. Para que no se alargue y pueda hacerse pesado con dudas muy personales, se concede, como máximo, 2 intervenciones por vendedor. Las respuestas del director han de ser concisas y, si no se pudieran aclarar al momento, se haría posteriormente por email o de forma individual.

¿Cuál es la finalidad del guión en las reuniones del departamento?

  • Tratar lo fundamental y evitar diálogos entre vendedores y pérdidas de tiempo hablando de cosas no relacionadas con vender.

Las formaciones comerciales en función del informe de ventas de una empresa

El segundo escenario donde es verdaderamente importante la comunicación entre director y equipo comercial es durante las formaciones, tanto globales como personalizadas. Los equipos comerciales deben estar en continua formación y aprendizaje. Han de estar al corriente de las nuevas técnicas de venta,  funcionalidades del producto o servicio, cómo vender los nuevos productos, compartir experiencias de ventas exitosas, praxis de los comerciales…Todo aquello que pueda aportar un valor añadido a cada uno de los integrantes del mismo.

En base a mi experiencia, podría decirte que una de las formaciones más efectivas que además de mejorar el rendimiento de los comerciales también los ayuda a estar motivados, es sin lugar a dudas, el acompañamiento comercial (más conocido como el ‘coaching on the job’)

Empecemos por el principio. A ojos del director comercial, ¿cuál es el objetivo último del coaching on the job? El director comercial quiere cumplir objetivos, y uno de ellos es haber reclutado buenos comerciales en los que confiar y delegar.

¿Cuándo se tiene que hacer coaching on the job?

Tal y como he dicho anteriormente, los comerciales deben de estar en continua formación, pero no siempre los directores tienen tiempo suficiente para acompañar a su equipo. Mi consejo es realizar estos acompañamientos mínimo entre 2 o 3 veces con las nuevas incorporaciones.

Además de en los siguientes casos:

-Cuando se quiera mejorar algún comportamiento concreto que el director comercial haya percibido erróneo en el vendedor.

-Cuando el cliente esté insatisfecho o tenga dudas y el director haga acto de presencia para afianzar posturas.

¿Cómo funciona el coaching on the job?

El comercial y el director preparan conjuntamente la visita y, en este caso, el director comercial tiene que marcarse lo que quiere ver. Por ejemplo, quizás el comercial en cuestión es muy bueno en la presentación de necesidades, pero no es bueno en cierres; otro en cambio, falla en la contra argumentación… Pues va a fijarse en ello con el objetivo de ver qué es lo que se hace bien y lo que se puede mejorar.

Las recomendaciones para que la mejora sea efectiva son:

  • Analizar solamente un comportamiento concreto durante el acompañamiento comercial
  • Comentar posteriormente con el comercial las observaciones realizadas
  • Fijar fecha para el siguiente acompañamiento y puesta en práctica de las observaciones

¿De dónde sacamos la fuente de datos para comunicarnos entre director, vendedores y clientes?

Los datos comerciales se obtienen de forma rápida y sencilla desde una herramienta de gestión comercial. Con un buen asistente personal de ventas, el análisis posterior con el vendedor debería ser coser y cantar.

  • Desde el punto de vista del comercial gracias a este tipo de herramientas, el comercial siempre tiene claro en qué punto está con cada cliente durante el proceso de venta, además de tener todo lo necesario para poder prepararse previamente cada una de las visitas, algo vital para el éxito de la misma. ¿Por qué? Porque todo el contacto que los comerciales tienen con el cliente lo dejan reportado; las llamadas, los e-mails, las visitas, además de tener la posibilidad de hacer el reporting por voz.
  • Desde el punto de vista del director comercial, una de las ventajas más obvias es poder conocer dónde está tu equipo. Gracias a esta total visibilidad, puedes dar soporte para que el funnel vaya más rápido, cerrar más cuentas, ver dónde se puede mejorar, saber dónde están los puntos fuertes para potenciarlos…y es que si el director no tiene dicha visibilidad, no puede ayudar en nada.

En este punto cabe destacar la pérdida de inteligencia operativa que supone no tener el informe de ventas de una empresa en la que hay mucha rotación de comerciales. En estos casos el reporting es indispensable (más aún si cabe),y es que si no lo tenemos actualizado cada vez que el comercial se va, se perderá una información comercial de gran valor. Si, por el contrario, todo está reportado en una herramienta de gestión de ventas, al asignar dicha cuenta a otro comercial, este puede ver todo el histórico sin problemas.

En suma, una herramienta de estas condiciones representa una base de datos dinámica de la actividad de ventas, que se alimenta de todos los datos de esa actividad y luego te lo presenta en el formato que más te interesa y mejor se adapta a las necesidades de cada empresa. Pero, como todo en esta vida, solo podrás conseguir buenos resultados si el equipo de ventas lo alimenta con datos precisos.

La precisión de los datos en el informe de ventas de una empresa

Todos sabemos que es complicado que los comerciales tengan los datos comerciales siempre actualizados. Pero si pones a su disposición un sistema simple y sencillo de utilizar también conseguirás que lo usen regularmente, casi por instinto. De esta manera, los datos que definirán los informes de ventas de una empresa siempre van a ser exactos y precisos, ya que tendrás:

  • Datos en tiempo real
  • Datos exactos
  • Datos precisos

Cuantos más datos comerciales dispongas tú, y tu equipo, más información se podrá incluir al informe de ventas de una empresa, además de poder personalizarlos analizando solo los datos que necesitas. Si quieres mejorar el rendimiento de tu equipo comercial: comunícate de forma continuada en reuniones, seguimientos y formaciones y asegúrate de que los datos comerciales incluidos en tus reportes son los correctos.

About the Author
Marta Segarra
Marta Segarra

Marta es Sales Operations Manager en ForceManager, y está especializada en la formación, capacitación y coaching de los equipos de ventas.

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