I report di vendita settimanali costituiscono la spina dorsale di ogni strategia commerciale di successo. Forniscono ai manager un riassunto conciso e operativo delle attività del proprio team, evidenziando i punti deboli del processo di vendita, eventuali colli di bottiglia nel funnel di acquisizione e le aree in cui potrebbe essere necessario programmare delle specifiche attività di coaching e affiancamento.

Abbiamo incontrato Nadim Nawaz, grande esperto di vendite inglese per scoprire l’importanza dei report analisi delle vendite, come vengono usati sul campo e quali sono gli strumenti da utilizzare in mobilità per sfruttarne tutto il potenziale.

Nawaz è il fondatore e CEO di Callerz, una delle aziende leader nel Regno Unito nel settore delle vendite e ha alle spalle un’esperienza di più di 15 anni nella gestione di reti commerciali e, in particolare, sulla sicurezza nel mondo SaaS.

Ma basta indugiare, lasciamo la parola al nostro ospite!

nadim nawaz

Nadim, ti va di raccontarci qualcosa in più su di te, sul tuo background e su come hai iniziato la tua carriera nel mondo delle vendite?

Volentieri! Mentre ancora studiavo all’università ho iniziato a lavorare in maniera occasionale con Fujitsu e Vodafone, vendendo contratti di telefonia mobile. Niente di eclatante ma credo che sia lì che è nata la mia passione per le vendite.

Dopo essermi laureato ho iniziato ad occuparmi di vendita di hardware e componenti informatici per Mitek. Dopo un po’ ho cambiato settore, spostandomi nel mondo della sicurezza informatica e dei SaaS con il ruolo di Business Developer e con l’incarico d’impostare le operazioni nel mercato britannico, implementando e gestendo l’intero ciclo di vendita, dalla A alla Z.

Tuttavia, durante la recente crisi economica il mio ruolo è diventato superfluo e mi sono ritrovato ad affrontare una situazione che ha avuto un profondo impatto su di me e ha segnato un vero e proprio punto di svolta nella mia carriera.

Non volendo correre il rischio di rivivere l’intero calvario, ho deciso di avviare una mia attività in proprio.

Callerz, la mia azienda, è nata da questa situazione come progetto volto ad aiutare altre persone che erano costrette a casa.

Oggi abbiamo uno staff di oltre 50 persone che lavorano da casa: disabili, genitori single o persone che hanno deciso d’impostare in questo modo la propria carriera. Gestiamo un vasto numero di servizi di vendita basati sulle telefonate, dal follow-up alla lead generation, passando per i sondaggi e le ricerche di mercato. E abbiamo intenzione di continuare a crescere, con l’obiettivo di diventare il più grande contact center nel Regno Unito con dipendenti disabili.

Quanto sono importanti i report vendite per Callerz?

Personalmente credo che l’importana dei report di vendita non sia mai sopravvalutata poichè aiuta i direttori commerciali a comprendere al meglio la strada percorsa dal loro team.

Vedi, uno dei compiti più importanti per chi ricopre il mio ruolo, è pianificare e sviluppare una strategia efficace per il mese, il trimestre o l’anno prossimo ad iniziare. Se non abbiamo la piena visibilità di ciò che sta succedendo sul campo, come possiamo capire se i nostri piani stanno procedendo correttamente o no? Per raggiungere gli obiettivi dobbiamo assolutamente essere in grado di modificare e spostare le azioni in programma in base al feedback che ci arriva dai nostri agenti.

E se non abbiamo dati a disposizione, il lavoro diventa praticamente impossibile!

Un vecchio direttore vendite con cui ho lavorato anni fa mi ha insegnato che vendere senza avere a disposizione report accurati è come guidare una macchina senza il GPS e il tachimetro. Non c’è modo di sapere che direzione stai seguendo o a che velocità stai andando.

Generare report influenza sensibilmente anche la definizione dei budget e l’intero processo di previsione delle vendite.

Se hai a disposizione dati aggiornati in tempo reale, provenienti direttamente dai tuoi commerciali impegnati sul campo, allora puoi farti un’idea abbastanza precisa di quali entrate ti aspetti di avere, del numero di venditori necessario per ciascun cliente, quali sono i peggiori momenti per chiamare, etc.

Nel business ogni azione comporta dei rischi, ma credo che sia sempre meglio ridurre al minimo la possibilità d’incorrere in problemi inaspettati e basare piuttosto le proprie decisioni su dati accurati.

In che modo utilizzate i report vendite per migliorare le performance del team di Callerz?

A parte i ritocchi e le modifiche che posso applicare alla mia strategia, credo che il maggior beneficio apportato dai report vendite sia la possibilità di aiutarci nelle attività di formazione alla vendita e coaching ai commerciali.

Per esempio, recentemente ho estratto un report delle attività di uno dei miei team e ho visto che oscillavano dalle 80 alle 90 telefonate a settimana. Ora calcola che il mio venditore più performante si attesta a 30 chiamate settimanali ma ha una percentuale di conversione decisamente più alta. C’era qualcosa che non mi tornava.

Perchè questi numeri? Come mai nonostante il triplo di telefonate effettuate, la percentuale di conversioni era sensibilmente inferiore alla media degli altri?

Partendo dai dati del report settimanale ho deciso di approfondire e ho affiancato una di queste mie collaboratrici in un paio di chiamate. Ho immediatamente notato che era eccessivamente timida e impacciata: alzava la cornetta e si faceva bloccare dalla persona addetta a filtrare le chiamate, non avendo sufficiente sicurezza o presenza per procedere oltre.

Grazie al report vendite sono stato in grado di individuare subito il problema e di intervenire tempestivamente con una formazione mirata, in grado di aiutarla a gestire al meglio i “filtri”: senza queste informazioni di certo non sarei stato in grado di scoprire il nocciolo del problema e muovermi tempestivamente per risolvere il tutto.

I report ti permettono anche di individuare alcuni modelli da utilizzare per prevenire potenziali rischi.

Potrebbe capitarti per esempio di vedere che il numero di chiamate effettuate da un membro della tua squadra è elevato ma, contemporaneamente, la loro durata si è ridotta. Perchè accade ciò? Sta ponendo le giuste domande? Oppure sta lavorando con un tipo di azienda che lavora su stagionalità? Siamo in un periodi di ferie? Oppure c’è qualche altro problema personale?

Qualunque sia il problema, tu vuoi esserci per i membri del tuo team, in modo da creare e mantenere vivo un dialogo aperto e sincero, permettendo loro di chiederti qualsiasi cosa, sia professionale che personale. Questo è il genere di fiducia che provo ogni giorno a creare qui in Callerz.

Per me è importantissimo investire sulle persone, aiutarle ad essere preparate ad ogni incarico e a migliorarsi costantemente, dando loro il supporto che meritano piuttosto che lasciarli andare perchè hanno fallito nel superare i primi ostacoli.

Credo sia questa la ragione per cui abbiamo un alto livello di fidelizzazione dei nostri dipendenti (la maggior parte dei membri della nostra rete vendita sono con noi fin dal primo giorno di attività). E  il report di vendita ci assicura che i nostri responsabili abbiano un contatto costante e regolare con il resto della squadra, permettendo loro di discutere apertamente ogni problema o difficoltà. Non si tratta di micro-management quanto piuttosto di essere chiari, trasparenti e disponibili.

Come viene usato quotidianamente ForceManager dal team di Callerz?

Sicuramente i membri del team che ne beneficiano maggiormente sono i ragazzi che si occupano della gestione dei clienti e delle nuove trattative: sono in prima linea nella ricerca di nuovi prospect, organizzano riunioni e visite in azienda sia con i nuovi contatti che con i clienti fidelizzati. E, ovviamente, per fare tutto ciò trascorrono molto tempo per strada,

Dal punto di vista dei report di vendita, è qui che ForceManager mostra tutta la sua forza; i dati vengono caricati direttamente nell’app e, poichè è tutto geo-localizzato, il sistema fornisce un report dove tutte le attività svolte vengono visualizzate su una mappa.

Il risultato è che posso vedere geograficamente dove i miei collaboratori stanno avendo maggior successo o più conversioni. Per esempio, ci sono certe zone a Londra con una maggiore densità di cooperative edilizie (uno dei nostri obiettivi) e grazie ai report che mi arrivano posso definire strategicamente se si tratta di un settore in cui la mia rete commerciale deve prestare maggiore attenzione.

Inoltre mi permette di gesti al meglio il nostro budget e l’allineamento strategico delle nostre aree di vendita. Prima di adottare ForceManager avevo suddiviso le zone in modo uniforme in tutto il Regno Unito, distribuendo i venditori secondo linee disegnate casualmente sulla mappa. Tuttavia, analizzando le informazioni prodotte è risultato chiaro che c’erano certi territori che richiedevano meno risorse per essere gestiti efficacemente (se non ci sono opportunità in una certa zona, non ha molto senso continuare a battere l’area)

Ho quindi distribuito i miei team di vendita secondo i dati raccolti in tempo reale per gestire meglio ciò che stava accadendo sul campo.

Ancora una volta, tutti queste informazioni possono essere ottenute attraverso report vendite concisi e precisi, senza i quali i direttori commerciali sono soli di fronte al rischio di prendere scelte rischiose per il futuro dell’azienda.

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