El reporte de ventas es uno de los elementos fundamentales que conforman la columna vertebral del departamento comercial. Ofrecen a los directores comerciales un resumen conciso, procesable y accionable de la actividad de su equipo poniendo especial hincapié en los puntos débiles de cada proceso de venta, funnel y áreas donde puede ser necesaria una formación o coaching del equipo.

Nos hemos reunido con el experto en ventas del mercado inglés, Nadim Nawaz, para conocer su punto de vista acerca de los informes de ventas; por qué son tan importantes, cómo los utiliza y las herramientas móviles que necesita para hacerlos.

Nawaz es el fundador y CEO de Callerz, una de las consultoras de ventas líder del Reino Unido. Cuenta con más de 15 años de experiencia en gestión de equipos de ventas con una atención especial en seguridad SaaS.

Así que, sin más presentaciones, dejemos que sea el mismo Nadim quien nos explique su pasión por las ventas.

imagen Nadim Nawaz

Nadim, ¿podrías hablarnos un poco sobre ti, tu experiencia profesional, y cómo empezaste tu trayectoria en ventas?

¡Por supuesto! Cuando estaba estudiando en la universidad tuve un par de trabajamos los fines de semana en Fujitsu y Vodafone, vendiendo contratos para móviles. Nada especial, pero siendo sincero, ahí es donde empecé a enamorarme del mundo de las ventas.

Después de graduarme en la universidad, entré de pleno en el sector vendiendo componentes de ordenadores en Mitek. De allí pasé de la seguridad informática SaaS a un perfil más de desarrollo de negocio; encargándome de configurar las operaciones en el Reino Unido e implementar un sistema de control de ciclos de ventas de principio a fin.

Sin embargo, durante la reciente recesión económica tuvieron que prescindir de mi. Esto supuso un punto de inflexión tanto a nivel personal como profesional que cambió el rumbo de mi carrera laboral.

No quería volver a pasar por ese mal trago otra vez, así que decidí crear mi propio negocio.

Y así es como nació Callerz; una empresa creada para ayudar a otras personas que en ese momento se encontraban en la misma situación que yo, en casa.

Actualmente contamos con más de 50 empleados que trabajan desde sus casas. Algunos de ellos porque tienen una diversidad funcional, otros porque son familias monoparentales o, en otros casos, porque prefieren trabajar desde sus hogares.

Desde Callerz tenemos una gran variedad de servicios de atención telefónica, desde servicios de follow-up pasando por generación de leads de outbound hasta encuestas e investigaciones de mercado.

Estoy orgulloso de formar parte de una las empresas de Contact Center más grandes del Reino Unido que trabaja con personas con diversidad funcional.

¿Qué importancia le dais al reporting de ventas en Callerz?

Personalmente, creo que hay que dar al reporting de ventas la importancia que le corresponde. Es decir, mucha.

“Ayuda a los directores comerciales a entender la dirección en la que su equipo se dirige”

Mira, uno de nuestros objetivos más importantes es planear y desarrollar una estrategia para el próximo mes, trimestre o año. Si no tenemos la visibilidad de lo que nuestro equipo está haciendo, ¿cómo podemos saber si nuestro plan está funcionando o no? Necesitamos ser capaces de poder cambiar, corregir o mover en base al feedback recibido de nuestros representantes de ventas de campo.

Si no tenemos visibilidad, es decir datos, esto es de todo menos posible.

Uno de los directores comerciales con los que tuve el placer de trabajar me lo explicó de esta manera:

“Las ventas sin los reportings sería como conducir un coche sin GPS o sin el control de velocidad. No hay forma de saber a dónde vas ni a qué velocidad”

El reporting también juega un papel importante en los presupuestos y en la realización del forecast de ventas. Si tú tienes datos en tiempo real de tus equipos de ventas de campo, ya tienes una idea más o menos de los ingresos que esperáis hacer, el número de representantes que necesitas para cada cuenta, cuándo son los mejores y peores momentos para llamar…etc.

Cada paso que das en un negocio corres un riesgo, pero en mi opinión es mejor afrontarlos y tratar de reducirlos en la medida de lo posible, siempre y cuando bases tus decisiones en datos comerciales.

¿Cómo utilizáis los reportes de ventas para mejorar el rendimiento del equipo en Callerz?

Además de modificar, cambiar y ajustar cualquier fase de la estrategia de ventas, creo que dos de las áreas en las que el reporting más nos ayuda son el coaching comercial y la formación en técnicas de venta.

Por ejemplo, en uno de los informes de mi equipo vi que estaba haciendo entre 80-90 llamadas semanales. Sin embargo, mi mejor representante estaba haciendo 30 llamadas a la semana, pero sus ratios de conversión eran muchísimo más altos. Había algo aquí estaba fallando…

¿Qué estaba pasando? Si el primero estaba haciendo casi el triple del número de llamadas, ¿por qué su ratio de conversión era más bajo?

Así que en base a los datos del reporting semanal, decidí investigar un poquito más.

Después de acompañar a este comercial en cuestión en algunas de las llamadas que estaba realizando, me di cuenta de la timidez con la que se enfrentaba a cada una de ellas.

Aún sabiendo que este comercial estaba completamente preparado, en el momento de hacerlo no conseguía establecer ningún tipo de relación con el cliente.

En este caso, gracias al reporte pude ver claramente que había un problema que se podía solucionar mediante más formación y algo de coaching on the job. Sin esta visibilidad, me hubiese sido imposible descubrir dónde estaba el fallo y posiblemente no me hubiera dado cuenta de lo fácil que es solucionarlo.

Los reportes también te marcan diferentes patrones que pueden ser tremendamente útiles para evitar según qué riesgos.

Puedes ver, por ejemplo, que el volumen de llamadas de uno de los miembros de tu equipo es alto, pero que la duración media ha empezado a ser menor. ¿A qué se debe? ¿Están haciendo las preguntas adecuadas? ¿Puede ser que la empresa a la que se dirigen es estacional?

Cualquier problema que pueda haber tienes que estar allí para tu equipo. Tener una buena relación laboral para que, llegado el momento en que alguno de ellos tiene un problema, pueda contar contigo ya sea con temas del trabajo o no. Ese es el nivel de confianza y sinceridad que quiero tener en Callerz.

Para mí es importante invertir en las personas, individuos, ayudarlos y capacitarlos para ser mejores en su trabajo, brindarles el apoyo que necesitan y sobretodo no dejar que se vayan después de no poder superar el primer obstáculo.

Este es uno de los aspectos que más cuido en mi empresa ya que luego me da buenos resultados: la mayoría de nuestro equipo de ventas trabaja aquí desde el primer día.

Por lo tanto, el reporting de ventas asegura que los team leaders tengan un contacto regular con sus equipos y discutan abiertamente todos los problemas que surjan. No se trata de microgestión, sino de ser accesible y transparente.

El equipo de ventas de Callerz, ¿cómo utiliza en su día a día ForceManager?

Los que realmente se benefician más son los equipos de ventas de campo que tenemos para la administración de cuentas y nuevos negocios.

Ellos son los que están más involucrados en la prospección, la organización de reuniones y el cara a cara con negocios ya existentes y nuevos. Como tal, pasan mucho tiempo en la carretera.

Desde la perspectiva de los informes de ventas, aquí es donde ForceManager es particularmente fuerte.

Los datos se cargan directamente en la aplicación móvil y, como está geolocalizada, el sistema genera automáticamente un informe con la actividad de ventas mostrada en un mapa visual.

Como resultado, puedo ver dónde mi equipo está teniendo más éxito o más conversiones geográficamente. Por ejemplo, hay ciertas áreas en Londres con una mayor densidad de inmobiliarias (una de nuestras industrias target), por lo que a partir de mis informes, puedo determinar estratégicamente que éste es un sector al que mi equipo de ventas de campo debería prestar especial atención.

También me permite gestionar mejor nuestro presupuesto y la alineación estratégica de nuestro territorio de ventas. Antes de implementar ForceManager, dividí los territorios por igual en todo el Reino Unido, distribuyendo los representantes casi casi al azar en un mapa. Sin embargo, después de analizar los datos, quedó claro que había ciertos territorios que requerían menos recursos que otros para ser gestionados de manera efectiva (si no hay negocios en un territorio determinado, no tiene mucho sentido centrar esfuerzos en esa área).

Por lo tanto, redistribuí a mis equipos de campo de acuerdo con los datos comerciales en tiempo real para estar mejor informado de lo que realmente estaba pasando fuera de la oficina.

Una vez más, toda esta información sólo se puede obtener a partir de informes de venta concisos y precisos; sin ella, los directores comerciales no tienen visibilidad ni capacidad para asumir riesgos y tomar las decisiones acertadas.

Muchas gracias por tu tiempo Nadim.

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