Ogni bravo direttore commerciale lo sa: una rete vendita organizzata funziona meglio e rende di più! Questo perchè, nel mondo delle vendite così come dello sport, il risultato finale non dipende solamente dal talento dei singoli individui quanto, piuttosto, dalla prestazione complessiva di tutto il gruppo e i risultati si possono raggiungere solo con una buona organizzazione di base! Per questa ragione è molto importante che ogni responsabile dedichi particolare attenzione alla progettazione delle attività della propria rete commerciale, scegliendo le giuste metodologie e gli strumenti migliori per portare la forza vendita al top!

Organizzazione rete vendita e CRM: un’accoppiata vincente

Se hai fatto anche solo per poco tempo il commerciale, sai benissimo che la giornata di un venditore è complessa, ricca di attività e con sempre meno tempo di quanto se ne vorrebbe avere: telefonate, appuntamenti, riunioni con i responsabili, presentazioni di nuovi prodotti e tanti, tantissimi chilometri percorsi. In più, a complicare la situazione, non sempre le visite dai clienti si concludono con una vendita immediata anzi, la maggior parte delle volte, il ciclo di vendita medio prevede più chiamate, email o ulteriori incontri per riuscire a concludere in maniera positiva una trattativa: il che si traduce in ulteriori impegni, promemoria da ricordare, ritmi più serrati e una bella dose di stress.

Capisci bene che, con un ritmo professionale come questo il rischio di errori e dimenticanze è sempre dietro l’angolo e facendo un lavoro basato sulla qualità delle relazioni, ogni minimo sbaglio o incomprensione può portare alla compromissione del rapporto con il cliente e al conseguente fallimento delle trattative in corso. Ecco perchè la gestione della rete vendita diventa un ingranaggio fondamentale all’interno della macchina aziendale e nessuno, dal venditore sul campo al direttore commerciale, può permettersi di lavorare in maniera disorganizzata o senza una metodologia definita.

Dal punto di vista operativo esistono decine di software in grado di aiutarti nei processi di ottimizzazione delle vendite e, tra tutti, le piattaforme CRM sono la migliore scelta per costruire strategie efficaci. Nati come strumenti per la gestione dei clienti, negli ultimi anni si sono evoluti sempre di più fino a riuscire a rispondere a tutte le esigenze più avanzate dei venditori.

Ma in che modo un CRM può aiutarti nell’organizzazione della rete vendita? In quali attività può fare la differenza?

Gestione dei clienti

Partiamo dal bisogno primario per cui i software per il Customer Relationship sono stati creati: l’organizzazione e la conservazione di tutte le informazioni riguardanti prospect, contatti e clientela acquisita di un’azienda. Come dicevamo poco fa, il cuore del lavoro del venditore è la creazione e il mantenimento di relazioni con tutti coloro che, di fatto o potenzialmente, sono interessati all’acquisto dei beni o dei servizi che rappresenta e questo si traduce con la produzione di una grande quantità di dati che devono essere raccolti, conservati e analizzati quando serve.

Generalmente un venditore che utilizza una metodologia di lavoro “tradizionale”, al termine di ogni visita deve segnarsi sull’agenda o in un file di testo tutte le informazioni raccolte, le impressioni sull’appuntamento, eventuali promemoria per i prossimi contatti e poi, appena ha un minuto libero, deve inserire una seconda volta ogni dato nei report per il proprio area manager o per il direttore commerciale: in poche parole, deve investire moltissimo tempo in attività gestionali, sottraendone a quella che dovrebbe essere la missione primaria di ogni commerciale, vendere!

Chi decide di avvalersi di un CRM, soprattutto se pensato per l’utilizzo da mobile, per prima cosa può saltare quella fastidiosa “doppia trascrizione” delle informazioni dal momento che, inserendole al termine della visita, le ritroverà correttamente conservate all’interno della piattaforma, ottenendo un’immediato vantaggio in termini di tempo risparmiato.

Il secondo elemento di vantaggio riguarda l’utilizzo dei dati nella preparazione della visita al cliente.

Immagina di dover organizzare l’appuntamento e di dover cercare gli appunti e le note che ti eri preso su un’agenda, magari alcuni mesi fa. Innanzitutto devi ricordarti dove l’hai messa, la data in cui eri stato dal cliente, rileggerti quanto avevi scritto e poi partire. E se per caso ti salta una visita e sei dalle parti del tuo contatto, cosa fai? Rinunci ad un’occasione in più? Ti presenti senza essere preparato e tenti la fortuna?

L’agenda è per te uno strumento superato e lavori solo con il tuo fidato computer, riempiendo con attenzione schede e tabelle in word ed excel? Ottima scelta, tuttavia anche questa non è priva di scomodità o svantaggi. Tieni in ordine il tuo archivio digitale? Hai fatto regolarmente un backup dei dati? Quando hai cambiato portatile, hai controllato di aver esportato tutti i files?

Utilizzare un CRM ti aiuta a ridurre questi rischi: tutti i dati vengono salvati in un database centrale e salvati periodicamente ma soprattutto automaticamente, puoi accedervi in qualunque momento, indipendetemente da dove ti trovi (basta avere un minimo di connessione dati disponibile) e, soprattutto puoi aggiornarli in tempo reale.

Report automatici

Il tema dei report periodici in una rete vendita è sempre qualcosa di molto delicato: se da un lato è uno strumento fondamentale per l’area manager che deve capire come si stanno muovendo i propri collaboratori, per i venditori è spesso una fastidiosa incombenza, un impegno in più e una distrazione dal chiudere quante più trattative possibile (il vero obiettivo di un bravo venditore). Il risultati di questa tensione sono che i rapporti:

• vengono compilati di fretta, senza troppa cura
• non hanno una frequenza costante ma sono relegati a quando il commerciale ha del tempo libero
• non sono sempre attendibili e sono soggetti a modifiche e “aggiustatine” di comodo

Se si utilizza un CRM basato sulla tecnologia Cloud, invece, i report:

• sono generati automaticamente, man mano che le attività vengono compiute
• sono costanti e in tempo reale
• non richiedono nessuna attività da parte del commerciale, che può tranquillamente dedicarsi ad altro
• sono più veritieri e non possono essere modificati a posteriori

Questo porta a una maggior precisione nelle comunicazioni tra rete di vendita e management, una minore necessità di un controllo “pressante” su chi opera sul campo e, ancora una volta, un’ottimizzazione dei tempi di tutti che possono dedicare attenzioni ed energie dove serve veramente.

Monitoraggio delle performance

Questo punto è strettamente collegato al precedente e rende il management aziendale uno dei maggiori beneficiari dell’organizzazione rete vendita poichè, attraverso l’adozione di un buon CRM può risolvere l’annoso problema del monitoraggio delle performance dei propri venditori sul campo. Poche righe sopra parlavamo di quanto la richiesta di report periodici possa essere vissuta come una pressione eccessiva da parte della rete commerciale ma è innegabile che ogni direttore deve poter aver il più chiara la situazione dei propri agenti per poter raggiungere gli obiettivi periodici e annuali in relativa tranquillità.

Diciamolo chiaramente: un manager che non controlla con attenzione la produttività e l’operato della sua squadra sta facendo il suo lavoro a metà! 

Il vero problema quindi, non è se monitorare il team, ma come farlo in maniera efficace. Con un CRM il responsabile vendite non deve aspettare la fine della giornata (o, peggio, della settimana) per ricevere il resoconto dai propri commerciali e, tantomeno, deve pressarli con esortazioni a compilare le schede o con richieste costanti di aggiornamento. Mano a mano che gli stadi delle trattative avanzano, che i contratti vengono firmati o che le opportunità non si concretizzano, la dashboard riepilogativa del manager viene aggiornata, permettendo di avere il quadro della situazione sotto controllo, aggiornato in tempo reale e con poca o nessuna pressione nei confronti della forza vendita che deve semplicemente rispondere ad una sola richiesta: utilizzare lo strumento che è stato loro affidato.

Time Management

L’ultimo punto che affrontiamo può essere considerato la somma ti tutti quelli precedenti. Quando si parla di ottimizzazione od organizzazione forza vendita, si ragiona anche e soprattutto in termini di gestione accurata del tempo.

In nessun caso la massima “il tempo è denaro” è più vera che per chi lavora commerciale: per raggiungere (o, meglio ancora, superare) gli obiettivi proposti, per aumentare il proprio portafoglio clienti, per raggiungere premi di produzione o vincere una gara con i colleghi è fondamentale sfruttare ogni singolo momento per vendere di più e per farlo bisogna migliorare la programmazione, gestire al meglio gli appuntamenti e, in generale, ogni singolo momento della giornata.

E cosa c’è di più utile di uno strumento che:

• riduce il tempo dedicato alla compilazione dei report
• permette di pianificare il giro visite clienti
• migliora la comunicazione con i colleghi, l’amministrazione e il management
• ricorda automaticamente appuntamenti, scadenze e  promemoria
• permette di vedere in un’unica schermata il proprio andamento e la percentuale di raggiungimento deigli obiettivi

Per questi motivi ( e per molti altri) quando si parla di organizzazione della rete vendita non si può trascurare l’importanza di scegliere il giusto CRM e del mostrare ai propri collaboratori gli innumerevoli vantaggi che questa tecnologia può portare nella loro vita di ogni giorno!

Se non hai mai provato un software per il Customer Relationship Management e sei alla ricerca di una soluzione pensata per i venditori che operano in mobilità, facile da usare ma contemporaneamente potente e performante, non esitare a contattarci e ad iniziare a provare ForceManager! Cosa aspetti? Il tempo è denaro! 😉